![Enjeux et étapes clés de l'automatisation du département juridique Enjeux et étapes clés de l'automatisation du département juridique](medias/org-1087/shared/processus-juridique-525x330-5fd3e32e3db21.png)
Enjeux et étapes clés de l'automatisation du département juridique
Publié le :
16/04/2024
16
avril
avr.
04
2024
Libérer les avocats en entreprise d’un certain nombre de tâches rébarbatives grâce à l’automatisation du processus juridique est une démarche qui suscite beaucoup d’espoirs et certaines interrogations. Eu égard au volume souvent pléthorique de documents juridiques à prendre en compte et à l’hétérogénéité de leurs formats qui, s’ils sont numériques, ne sont pas forcément structurés, il est évident qu’envisager un tel projet, nécessite, méthode, outils et organisation. Voyons quels sont les enjeux et les principales étapes d’un projet d’automatisation réussi.
Avec ou sans logiciels d'automatisation des processus juridiques? Découvrez comment l'automatisation libère l'avocat d'entreprise de nombreuses taches (reporting, productivité, etc...)
1. Quels sont les enjeux de l’automatisation du processus juridique ?
Le principal enjeu est celui de la productivité :
En effet, là où une personne mettra 10 à 15 minutes pour assurer le relevé des informations clés d’un contrat avant de l’archiver, l’intelligence artificielle réalisera cette tâche de façon instantanée. Pour une centaine de contrats intégrés mensuellement au système de gestion de l’entreprise, c’est 25 heures de travail économisées qui représentent un gain de temps qui peut alors être affecté à d’autres tâches.
Il s’agit aussi de mieux garantir la gestion du risque opérationnel :
Le suivi minutieux d’échéances de contrats, la détection de clauses à risque et l’identification sans faille d’actions à réaliser à une échéance précise, est un travail chronophage à faible valeur ajoutée.
Consulter l'intégralité des enjeux de l'automatisation dans notre livre blanc
2. Étapes du projet d’automatisation du processus juridique
L’indispensable chargement de l’existant juridique
Il faut distinguer digitalisation et automatisation.
La simple digitalisation consiste à numériser en masse tous vos documents juridiques papier, à les archiver puis à réaliser un relevé d’information de façon manuelle.
Il faudra ensuite saisir toutes ces informations dans un logiciel ce qui représente une tâche lourde qui peut décourager les équipes juridiques.
Au contraire, avec les différentes technologies embarquées dans un système d’automatisation, l’existant est chargé de façon intelligente pour faire ressortir l’information essentielle des documents sans qu’il soit nécessaire de la saisir manuellement. Et cela qu’ils soient sous forme papier ou sous forme numérique. C’est un gain de temps considérable.
Ainsi à l’aide de la technologie OCR, tous les documents de type image ou pdf sont enregistrés sous forme de fichier modifiable et interrogeable.
Puis avec le data mining, l’information essentielle est recherchée et enregistrée de façon automatique dans le bon champ prévu dans l’outil de gestion.
Enfin, l’intelligence artificielle va réaliser instantanément toutes les tâches qui prendraient beaucoup de temps aux humains, s’ils devaient s’en charger.
La simple digitalisation consiste à numériser en masse tous vos documents juridiques papier, à les archiver puis à réaliser un relevé d’information de façon manuelle.
Il faudra ensuite saisir toutes ces informations dans un logiciel ce qui représente une tâche lourde qui peut décourager les équipes juridiques.
Au contraire, avec les différentes technologies embarquées dans un système d’automatisation, l’existant est chargé de façon intelligente pour faire ressortir l’information essentielle des documents sans qu’il soit nécessaire de la saisir manuellement. Et cela qu’ils soient sous forme papier ou sous forme numérique. C’est un gain de temps considérable.
Ainsi à l’aide de la technologie OCR, tous les documents de type image ou pdf sont enregistrés sous forme de fichier modifiable et interrogeable.
Puis avec le data mining, l’information essentielle est recherchée et enregistrée de façon automatique dans le bon champ prévu dans l’outil de gestion.
Enfin, l’intelligence artificielle va réaliser instantanément toutes les tâches qui prendraient beaucoup de temps aux humains, s’ils devaient s’en charger.
Automatisation de la génération de contrats
Un processus juridique automatisé permet aussi d’apporter des services supplémentaires aux opérationnels comme la génération automatique de certains contrats types. Par exemple, un ingénieur d’affaires pourra modifier lui-même les champs variables et générer instantanément un NDA (Non Disclosure agreement) pour le faire signer à son client sans avoir besoin de solliciter le service juridique.
Suivi de la vie du contrat
Lorsque toute la base documentaire est chargée et que les données essentielles sont accessibles sous une forme structurée, l’automatisation du processus juridique proprement dite, peut commencer.
- La notification des alertes
- L’attribution des tâches
- Le paramétrage du workflow d’approbation
- La mise en signature électronique
Automatisation du reporting
Enfin plutôt que de passer du temps à produire des rapports manuels à chaque fin de mois, l’équipe juridique pourra automatiser ses différents reporting.
- La génération et la diffusion automatique des rapports destinés aux opérationnels
- La communication automatisée du tableau de bord juridique
- Le calcul et la présentation des KPI de la direction juridique
Les bénéfices de l’automatisation du processus juridique sont nombreux : modernisation des méthodes de travail, gain de productivité, réduction du risque et réactivité renforcée pour servir les métiers notamment commerciaux.
Réussir ce projet est aujourd’hui le défi qui permettra à la direction juridique de contribuer encore plus fortement à la performance de l’entreprise.
Pour aller plus loin: Avec ou sans logiciels d’automatisation, découvrez dans notre livre blanc comment l'automatisation du processus juridique améliore le quotidien des avocats interne
Réussir ce projet est aujourd’hui le défi qui permettra à la direction juridique de contribuer encore plus fortement à la performance de l’entreprise.
Pour aller plus loin: Avec ou sans logiciels d’automatisation, découvrez dans notre livre blanc comment l'automatisation du processus juridique améliore le quotidien des avocats interne
Historique
-
Révolution d’une direction légale : outils métiers, automatisation des tâches et collaboration
Publié le : 06/05/2024 06 mai mai 05 2024ArticleL'intervention d'Emilie Progin, Avocate en entreprise (Altarea) dans le cad...
-
Vers un Collaborateur Augmenté : stratégies, expérimentation et sécurité des données
Publié le : 29/04/2024 29 avril avr. 04 2024ArticleL'intervention de Moise Zapater, Directeur Innovation (Septeo) dans le cadr...
-
IA Générative dans les directions légales : tendances, défis et actions à entreprendre
Publié le : 19/04/2024 19 avril avr. 04 2024ArticleL'intervention d’Anna-Catherine Bénard-Lotz, Responsable de la Commission E...
-
Le rôle de l'IA et de l'automatisation dans les départements juridiques
Publié le : 16/04/2024 16 avril avr. 04 2024ArticleDans le monde dynamique de la technologie, l'intelligence artificielle (IA)...
-
Enjeux et étapes clés de l'automatisation du département juridique
Publié le : 16/04/2024 16 avril avr. 04 2024ArticleLibérer les avocats en entreprise d’un certain nombre de tâches rébarbative...
-
IA dans les directions légales : innovation incrémentale, confidentialité de données et collaboration
Publié le : 11/04/2024 11 avril avr. 04 2024ArticleL'intervention du Pr. Christophe Roquilly, Directeur de l'EDHEC Augmented L...
-
Organisation et optimisation : 5 étapes pour la réussite de votre département juridique
Publié le : 25/03/2024 25 mars mars 03 2024ArticleDans le monde des affaires d'aujourd'hui, où la complexité juridique et la...
-
Optimisez votre gestion juridique avec une technologie multi-modules
Publié le : 16/02/2024 16 février févr. 02 2024ArticleLa gestion juridique peut parfois être un défi. Vous vous demandez comment...
-
Éclaircir et démêler les exigences légales grâce à l’automatisation pour une organisation optimale
Publié le : 07/12/2023 07 décembre déc. 12 2023Article"L'avancée de la technologie repose sur le fait de la faire s'intégrer de m...