3 conseils pour faire de l’usage des technologies juridiques un atout

La combinaison des systèmes informatiques et des technologies juridiques présente sans doute un énorme potentiel. Le sondage 2012 Chief Legal Officer Survey d’Altman Weil Inc. a révélé que plus d’un tiers des gestionnaires des départements juridiques reconnaissent que l’utilisation accrue des outils technologiques a généré de considérables améliorations en termes d’efficacité au sein de leur département. En effet, de plus en plus d’organisations réalisent que la technologie mène à des gains de productivité au sein du département juridique et contribue à atténuer le niveau de risque.

Bien que ces constatations soient positives, les experts s’entendent sur le fait que les départements juridiques doivent s’assurer d’adopter la technologie la mieux adaptée à leurs besoins. Ils doivent également maximiser le potentiel des outils qui seront utilisés quotidiennement pour la gestion de leur activité. À ce titre, au cours des 20 dernières années, les économistes ont démontrés que les investissements en technologie de l’information sont rentables à long terme mais leur succès dépend à la fois de leur bonne utilisation que d’un déploiement optimal.

Voici 3 façons d’exploiter le plein potentiel de votre outil technologique.

  1. Impliquez votre équipe dans le processus.

La mise en œuvre de technologies technologiques est souvent perçue comme une phase ayant deux issues : l’une positive, avec comme aboutissement une efficacité accrue, et l’autre négative, avec des retours sur investissements insuffisants. Il revient aux départements juridiques de s’interroger en interne sur les démarches à envisager afin de maximiser la rentabilité du projet et son utilisation. Il est essentiel de faire l’état des procédures inadéquates et d’imaginer comment les nouvelles technologies vont vous permettre d’améliorer le fonctionnement du service. Une part de sensibilisation, de formation et de conduite du changement est inévitable, afin de garantir une utilisation efficace des technologies. Il est donc impératif de fixer de nouvelles méthodes de travail, de remettre en question le fonctionnement et les automatismes habituels du département et les confronter à une nouvelle pratique des logiciels juridiques. L’implantation d’un nouveau système d’information juridique est indéniablement une opportunité pour améliorer l’organisation du conseiller juridique à condition qu’elle soit finement étudiée, déployée et accompagnée.

Lors de la mise en œuvre d’un nouveau système, apprécier ses fonctions et tirer profit de ses fonctionnalités passe impérativement par la formation professionnelle. Il est primordial que tout utilisateur de la solution technologique y soit formé et habilité,  tout en veillant à la conformité aux exigences règlementaires applicables et aux procédures internes. S’assurer que les employés savent parfaitement utiliser le nouvel outil constitue le point de départ d’une exploitation performante et économiquement rentable à court et à moyen terme.

  1. Conserver les procédures routinières et adopter de nouvelles bonnes pratiques

Les départements juridiques ont tout intérêt à conserver les processus déjà en place. « Les procédures routinière assurent l’efficacité, la légitimité, la responsabilité et la fiabilité dans les organisations » déclarent les professeurs Daniel Geiger et Anja Schroeder, auteurs de « Ever-Changing routines? Towards A revised understanding of organizational routines between rule-following and rule-breaking » (Schmalenbach Business Review, 2014). Rendre le changement « routinier »  consiste à utiliser l’organisation et les processus déjà existants dans le département juridique afin de faciliter la transition. Il existe une variété de tâches corporatives légales récurrentes et cycliques, de la gestion des contrats et des baux jusqu’aux activités de conseil juridique interne et de délégations de pouvoirs et de signatures. À titre d’exemple, la gestion des contrats à l’aide de logiciels juridiques peut faciliter la production d’actes standards en peu de temps et à meilleur coût. D’autres outils aident à gérer le cycle de vie des contentieux en assurant le suivi rigoureux des impacts financiers et en éditant des rapports détaillés sur les coûts des procédures ainsi que les provisions pour risques… L’utilisation de solutions technologiques spécifiques peut aussi aider à la gestion de la propriété intellectuelle, notamment de votre portefeuille de titres (marques, brevets, dessins, modèles..). Au lieu de mettre à jour manuellement les tableurs et calendriers, le suivi et la génération de rapports deviennent rapides et efficaces et les échéanciers, les renouvellements et actions deviennent automatisés.

En pratique, l’introduction des technologies n’implique que peu de changement en matière de réadaptation aux procédures de l’organisation, celles-ci constituant déjà une base de la profession  du conseiller juridique. Les routines opérationnelles sont ainsi plus faciles à gérer grâce un bon système d’information juridique. Cela permet de surmonter l’effet de résistance au changement et optimiser les procédures de travail quotidiennes.

  1. Exploitez l’information pour une meilleure prise de décision

Disposer  d’un capital de données de qualité en entreprise  apporte une meilleure compréhension des activités liées aux opérations, à la gestion des ressources humaines et des finances. Néanmoins, le défi réside dans la transformation des données brutes en informations utiles à la prise de décision, notamment au sein d’un département juridique. La technologie permet aux conseillers juridiques  de capitaliser sur leur expertise et la qualité des informations centralisées sur leur système pour  transformer l’information en véritable levier de prise de décision et de proactivité. Par exemple, un conseiller juridique équipé d’un logiciel, va se servir de la plateforme informatique pour donner une même réponse à chaque fois qu’il sera consulté par les collaborateurs ou les partenaires externes, sur une question donnée, et ce au même titre que ses collègues et de manière quasi-automatique. Les systèmes d’information permettent d’anticiper les besoins de l’utilisateur, de capitaliser sur l’expertise métier et de maximiser l’exploitation intelligente de l’information. L’édition de rapports d’indicateurs clés de performance, la génération d’organigrammes avancés, la restitution des statistiques de consultations et de dossiers gérés… sont parmi les multitudes d’informations à exploiter pour une meilleure gestion des affaires juridiques et la garantie d’une prise de décision stratégique, claire et efficace  à l’échelle de l’entreprise.

En résumé, avant même de songer à des projets « Big Data », vous devez clairement définir vos objectifs et dresser les résultats que vous souhaitez obtenir et les changements qu’ils peuvent provoquer. La mise en place de votre logiciel informatique nécessitera une formation dédiée à chaque type d’utilisateur afin d’exploiter tous les bénéfices de votre outil. Bien configuré, suivant vos objectifs principaux et tenant comptes des enjeux de votre département, votre système d’information juridique sera une mine d’or pour nourrir vos réflexions avant toute prise de décision, pour protéger vos actifs et vous aider à prévenir de tous les risques juridiques financiers auxquels votre organisation pourrait être exposée. Il sera également un point d’entrée unique et sécurisée, accessibles à tous vos conseillers juridiques où qu’ils soient, pour consulter les dossiers du département et exploiter efficacement et sans perte de temps, les données juridiques.

Par exemple, vous pourriez constater que 80% de vos contentieux portés devant les tribunaux sont concentrés dans un segment de marché spécifique. Une telle analyse pourrait amener à se questionner sur les causes profondes de ce phénomène et à prendre des mesures visant à inverser rapidement cette tendance grâce, par exemple, à une conduite du changement quant à la pratique de ces clauses attributive de juridiction et de résiliation dans les contrats.

La réussite de votre initiative d’analyse de données dépendra donc de son impact sur vos activités. Il va s’agir de transformer vos données brutes en informations exploitables et de les affiner pour en faire des sous-ensembles de renseignements d’affaires.

Conservez votre mémoire juridique d’entreprise et libérez le potentiel de votre département juridique grâce aux nouvelles technologies juridiques.

 

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