
Automatiser le processus juridique de l’entreprise : enjeux et étapes clés
Publié le :
14/12/2020
14
décembre
déc.
12
2020
Libérer les avocats interne d’un certain nombre de tâches rébarbatives grâce à l’automatisation du processus juridique est une démarche qui suscite beaucoup d’espoirs et certaines interrogations. Eu égard au volume souvent pléthorique de documents juridiques à prendre en compte et à l’hétérogénéité de leurs formats qui, s’ils sont numériques, ne sont pas forcément structurés, il est évident qu’envisager un tel projet, nécessite, méthode, outils et organisation. Voyons quels sont les enjeux et les principales étapes d’un projet d’automatisation réussi.
Avec ou sans logiciels d'automatisation des processus juridiques? Découvrez en infographie comment l'automatisation libère le juriste de nombreuses taches (reporting, productivité, etc...)
1. Quels sont les enjeux de l’automatisation du processus juridique
Le principal enjeu est celui de la productivité :
En effet, là où une personne mettra 10 à 15 minutes pour assurer le relevé des informations clés d’un contrat avant de l’archiver, l’intelligence artificielle réalisera cette tâche de façon instantanée. Pour une centaine de contrats intégrés mensuellement au système de gestion de l’entreprise, c’est 25 heures de travail économisées qui représentent un gain de temps qui peut alors être affecté à d’autres tâches.
Il s’agit aussi de mieux garantir la gestion du risque opérationnel :
Le suivi minutieux d’échéances de contrats, la détection de clauses à risque et l’identification sans faille d’actions à réaliser à une échéance précise, est un travail chronophage à faible valeur ajoutée.
2. Les étapes du projet d’automatisation du processus juridique
L’indispensable chargement de l’existant juridique
Il faut distinguer digitalisation et automatisation.
La simple digitalisation consiste à numériser en masse tous vos documents juridiques papier, à les archiver puis à réaliser un relevé d’information de façon manuelle.
Il faudra ensuite saisir toutes ces informations dans un logiciel ce qui représente une tâche lourde qui peut décourager les équipes juridiques.
Au contraire, avec les différentes technologies embarquées dans un système d’automatisation, l’existant est chargé de façon intelligente pour faire ressortir l’information essentielle des documents sans qu’il soit nécessaire de la saisir manuellement. Et cela qu’ils soient sous forme papier ou sous forme numérique. C’est un gain de temps considérable.
Ainsi à l’aide de la technologie OCR, tous les documents de type image ou pdf sont enregistrés sous forme de fichier modifiable et interrogeable.
Puis avec le data mining, l’information essentielle est recherchée et enregistrée de façon automatique dans le bon champ prévu dans l’outil de gestion.
In fine, l’intelligence artificielle va réaliser instantanément toutes les tâches qui prendraient beaucoup de temps aux humains, s’ils devaient s’en charger.
La simple digitalisation consiste à numériser en masse tous vos documents juridiques papier, à les archiver puis à réaliser un relevé d’information de façon manuelle.
Il faudra ensuite saisir toutes ces informations dans un logiciel ce qui représente une tâche lourde qui peut décourager les équipes juridiques.
Au contraire, avec les différentes technologies embarquées dans un système d’automatisation, l’existant est chargé de façon intelligente pour faire ressortir l’information essentielle des documents sans qu’il soit nécessaire de la saisir manuellement. Et cela qu’ils soient sous forme papier ou sous forme numérique. C’est un gain de temps considérable.
Ainsi à l’aide de la technologie OCR, tous les documents de type image ou pdf sont enregistrés sous forme de fichier modifiable et interrogeable.
Puis avec le data mining, l’information essentielle est recherchée et enregistrée de façon automatique dans le bon champ prévu dans l’outil de gestion.
In fine, l’intelligence artificielle va réaliser instantanément toutes les tâches qui prendraient beaucoup de temps aux humains, s’ils devaient s’en charger.
L’automatisation de la génération de contrat
Un processus juridique automatisé permet aussi d’apporter des services supplémentaires aux opérationnels comme la génération automatique de certains contrats types.
Par exemple, un ingénieur d’affaires pourra modifier lui-même les champs variables et générer instantanément un NDA (Non Disclosure agreement) pour le faire signer à son client sans avoir besoin de solliciter le service juridique.
Par exemple, un ingénieur d’affaires pourra modifier lui-même les champs variables et générer instantanément un NDA (Non Disclosure agreement) pour le faire signer à son client sans avoir besoin de solliciter le service juridique.
Le suivi de la vie du contrat
Lorsque toute la base documentaire est chargée et que les données essentielles sont accessibles sous une forme structurée, l’automatisation du processus juridique proprement dite, peut commencer.
- La notification des alertes
- L’attribution des tâches
- Le paramétrage du workflow d’approbation
- La mise en signature électronique
L’automatisation du reporting
Enfin plutôt que de passer du temps à produire des rapports manuels à chaque fin de mois, l’équipe juridique pourra automatiser ses différents reporting.
- La génération et la diffusion automatique des rapports destinés aux opérationnels
- La communication automatisée du tableau de bord juridique
- Le calcul et la présentation des KPI de la direction juridique
Les bénéfices de l’automatisation du processus juridique sont nombreux : modernisation des méthodes de travail, gain de productivité, réduction du risque et réactivité renforcée pour servir les métiers notamment commerciaux.
Réussir ce projet est aujourd’hui le défi qui permettra à la direction juridique de contribuer encore plus fortement à la performance de l’entreprise.
Pour aller plus loin: Avec ou sans logiciels d’automatisation, découvrez en infographie comment l'automatisation du processus juridique améliore le quotidien des avocats interne
Réussir ce projet est aujourd’hui le défi qui permettra à la direction juridique de contribuer encore plus fortement à la performance de l’entreprise.
Pour aller plus loin: Avec ou sans logiciels d’automatisation, découvrez en infographie comment l'automatisation du processus juridique améliore le quotidien des avocats interne
Historique
-
Réinventez vos procédures afin d’améliorer vos opérations juridiques
Publié le : 25/01/2021 25 janvier janv. 01 2021Article"Le changement peut être effrayant, et la tentation est souvent de lui rési...
-
Webinaire clients : La communication à l’interne
Publié le : 15/01/2021 15 janvier janv. 01 2021WebinaireNous sommes heureux de vous présenter cette capsule dédiée exclusivement au...
-
Rethink Your Tired Processes to Improve Everything for Your Legal Operations
Publié le : 15/01/2021 15 janvier janv. 01 2021Blog"Change can be frightening, and the temptation is often to resist it. But cha...
-
7 KPI de la direction juridique pour challenger vos équipes
Publié le : 17/12/2020 17 décembre déc. 12 2020ArticleLes KPI ou « Key Performance Indicators », sont devenus incontournables da...
-
Automating a Company's Legal Process: Challenges and Key Steps
Publié le : 15/12/2020 15 décembre déc. 12 2020BlogFreeing lawyers from daunting tasks by automating various legal process is...
-
Webinaire clients : Le paramétrage des taux avec Secib by LS (partie II)
Publié le : 14/12/2020 14 décembre déc. 12 2020WebinaireNous sommes heureux de vous présenter cette capsule dédiée exclusivement au...
-
Automatiser le processus juridique de l’entreprise : enjeux et étapes clés
Publié le : 14/12/2020 14 décembre déc. 12 2020ArticleLibérer les avocats interne d’un certain nombre de tâches rébarbatives grâc...
-
Organisez facilement votre journée grâce à l'automatisation de la gestion des contrats
Publié le : 11/12/2020 11 décembre déc. 12 2020testL'adage , "Occupez-vous des petites choses, et les grandes choses s'occuperon...
-
Décuplez votre productivité pendant que votre nouvelle recrue vous soulage des tâches répétitives
Publié le : 11/12/2020 11 décembre déc. 12 2020testVotre prochaine recrue au service juridique n'exigera pas un gros salaire e...