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Ebilling, l’atout maître pour mieux maîtriser ses dépenses juridiques.

Ebilling, l’atout maître pour mieux maîtriser ses dépenses juridiques

Publié le : 20/10/2020 20 octobre oct. 10 2020

Dans le domaine juridique le ebilling concerne les entreprises qui font appel à des cabinets d’avocat.
Voyons comment fonctionne le ebilling, ce qu’il apporte et quelles sont les entreprises qui gagneraient à adopter cette solution innovante pour leur département juridique.

Comment fonctionne une solution d'ebilling ?


Le principe est simple.
 

Le département juridique de l’entreprise définit les règles de facturation dans son logiciel d’ebilling (référentiel des prestations juridiques, prix négociés avec le cabinet…).
 

Les avocats se connectent à la solution d’ebilling de leur client et créent leurs factures en ligne. Le client valide les factures et elles sont intégrées à l’ERP pour paiement. Tous les éléments de suivi des travaux et de facturation des honoraires d’avocat sont ainsi centralisés dans un outil unique.
 

Les bénéfices du ebilling

Maîtriser les coûts grâce au ebilling

Le ebilling apporte un parfait contrôle de la sous-traitance des prestations juridiques aux avocats et assure ainsi la maîtrise des coûts juridiques. Il apporte une solution pour vérifier que les règles fixées par l’entreprise sont respectées par les services.
 

Il permet aussi de contrôler de façon automatisée la conformité de la facturation à ce qui été négocié avec chaque cabinet :
 

  • Avoir une vue précise et rapide des travaux réalisés conformément au contrat
  • Vérifier que les avocats ont respecté les règles internes de l’entreprise
  • Contrôler tous les éléments de la facturation (taux horaire, frais de déplacement…)

Le contrôle des factures est bien plus simple et plus rapide. On passera d’une à deux heures à quelques minutes pour le réaliser.
 

Une collaboration performance entre juristes et avocats

Disposer d’un espace commun sécurisé permet de renforcer la collaboration sur les dossiers. Le processus de traitement des dossiers est mieux suivi et il est plus facile de rectifier le tir en cas de besoin.
 

Globalement le ebilling apporte plus de transparence et de performance aux processus juridiques.
 

Qui a besoin du ebilling

Un pas de plus vers la digitalisation

En France le recours à l’ebilling pour la facturation des prestations d’avocat est encore naissant.
Les entreprises qui sont déjà engagées dans la digitalisation de leurs processus juridiques, adopteront naturellement le ebilling.
 

Si elles ne sont pas encore digitalisées c’est peut-être un de leur cabinet qui le sera et qui proposera de mettre en place ce type de solution pour mieux collaborer.
 

Les grandes entreprises et les entreprises internationales

Les grandes entreprises déploient ce type de solution à des fins de pilotage budgétaire et de contrôle des coûts.
Mais même les PME peuvent avoir intérêt à adopter l’ebilling. Surtout si elles se développent en Amérique du Nord où il est plus répandu.

 

Un référentiel des prestations juridiques

En Amérique du Nord, le ebilling est plus largement adopté par les entreprises et les cabinets d’avocats.

La norme LEDES a été créé afin de classifier les différents services juridiques des avocats dans le référentiel unique UTBMS.

En France les entreprises devront créer leur propre référentiel pour définir les prestations facturables et les catégoriser.


 

Réussir son déploiement ebilling


Comme tout projet, le déploiement du ebilling sera réussi à certaines conditions.
 

  • Une méthodologie de projet performante
  • L’adéquation de la solution aux besoins
  • L’adhésion des équipes et leur accompagnement à l’utilisation de la solution


Au final, l’ebilling, apporte une excellente visibilité des dossiers juridiques de l’entreprise.
 

Il permet donc au juriste de prendre du recul et de se focaliser sur les aspects plus stratégiques de son métier.
 

De quoi apporter de nouvelles perspectives d’optimisation aux équipes juridiques !

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