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Organisez facilement votre votre journée grâce à l'automatisation de la gestion des contrats

Organisez facilement votre votre journée grâce à l'automatisation de la gestion des contrats

Publié le : 07/12/2020 07 décembre déc. 12 2020

Pour les avocats, les conseillers juridiques internes et les cabinets juridiques


L' adage , "Occupez-vous des petites choses, et les grandes choses s'occuperont d'elles-mêmes", est vrai pour les opérations juridiques. Si vous manquez une échéance contractuelle ou si vous créez une clause de force majeure peu contraignante, votre réputation et votre responsabilité sont en danger.
Compte tenu de la multiplicité des projets et des priorités des clients, votre entreprise juridique peut avoir besoin d'automatiser des tâches redondantes et de gérer toutes ces "petites choses" pour simplifier la complexité. 
 

La vision d'une journée de travail gérable

"Notre fatigue est souvent causée non pas par le travail, mais par l'inquiétude, la frustration et le ressentiment." Dale Carnegie.

Trouvez-vous que le fait de porter plusieurs casquettes dans votre organisation est écrasant ? 
Y a-t-il des lacunes dans vos processus qui permettent aux erreurs de s'échapper ? 
À quand remonte la dernière fois où vous avez manqué une date d'expiration critique ?
 

Si un ou plusieurs de ces problèmes vous semblent familiers, il est peut-être temps de vous pencher sur l'automatisation de la gestion des contrats. Et si vous n'en êtes pas encore là, les organisations juridiques en plein essor devront s'y atteler le plus tôt possible. Une mauvaise gestion des contrats peut paralyser vos activités juridiques. 


  Rationalisez le travail et améliorez la satisfaction en vous déchargeant, ainsi que votre personnel, des tâches banales que l'automatisation des contrats peut mieux gérer. Libérez votre service en lui permettant d'effectuer des travaux de plus grande valeur et d'augmenter le volume de travail. Pour réduire les frustrations et les inquiétudes, normalisez vos processus de gestion des contrats afin de pouvoir faire plus avec moins de ressources.   

  L'automatisation permet de réduire l'erreur humaine. Comment ? En retirant des tâches des mains de l'homme. Par exemple, votre personnel peut utiliser des modèles de contrat validés (modèles) pour s'adapter à différents scénarios, afin que personne ne soit obligé de "réinventer la roue".

Si le cœur de votre travail implique la gestion de contrats, le fait de disposer d'une solution de gestion de contrats solide comme le roc peut transformer votre entreprise. Imaginez que vous ayez accès à un processus solide, appliqué par des contrats types, pour vous assurer de ne rien manquer.

Les négociations de contrat impliquent des communications en va-et-vient. Votre solution de gestion des contrats doit offrir un moyen sûr de collaborer en toute confidentialité. Vous devez pouvoir faciliter l'échange d'informations en temps réel pour un dialogue plus significatif et plus rationnel. L'accès à un chat privé facilitera les échanges aussi bien pour vos clients que pour vos collègues.

L'intégration avec des outils que vous utilisez déjà peut rendre votre travail encore plus productif. Si votre solution vous permet de travailler à partir de Word ou d'Outlook et d'enregistrer directement dans une base de données centralisée, vous pouvez constater une meilleure efficacité et une meilleure adoption par les utilisateurs.

Grâce à l'automatisation, votre équipe peut exécuter correctement votre contrat et vos avenants. Obtenez une vue à 360 degrés des négociations précontractuelles, des délais, des dates, des parties à l'accord et des informations essentielles pour réagir rapidement aux demandes de renseignements et accélérer le cycle de vie du contrat.

Lorsqu'il est temps d'obtenir des signatures de contrat, permettez la signature de n'importe où, n'importe quand et sur n'importe quel appareil. Votre solution devrait vous permettre de faire un glisser-déposer vers la base de données tout en conservant le contrôle de la version. 

  Quoi d'autre peut rendre votre journée plus facile à gérer ? Gagnez du temps et réduisez le travail de saisie de données fastidieuses. Et si votre logiciel juridique remplissait automatiquement les données critiques pour les documents qui nécessitent une saisie de données ?

  Et si vous pouviez scanner numériquement tous vos documents et images pour pouvoir les rechercher et les retrouver à tout moment ? Les capacités de numérisation OCR sont la réponse pour garder les informations cruciales à portée de main.
 

Que peut apporter l'automatisation des contrats à votre organisation ?

Gardez les dépenses sous contrôle. Vous n'avez pas besoin d'augmenter vos effectifs pour résoudre chaque nouveau problème. Une solution supérieure d'automatisation des contrats nécessitera moins de ressources pour fournir des informations précises et en temps voulu. 

Identifiez les projets qui méritent d'être gagnés. Protégez-vous des projets qui pourraient être ingérables. Vous pouvez établir des critères pour vous assurer de remporter les opportunités qui correspondent à vos capacités. 

Limitez les surprises au minimum. Améliorez l'efficacité en gérant tous les détails. Grâce à l'automatisation des contrats, vous pouvez garder toutes les boules en l'air sans être débordé. 

Appliquez la normalisation. Permettez à chaque membre de l'équipe de produire le même niveau élevé de précision afin de réduire les risques et les responsabilités.
 

L'automatisation peut guérir vos plus gros maux de tête en matière de gestion des contrats 

  • Stockage et recherche de la dernière version du contrat et des documents annexes.

  • Accélérer les négociations et le cycle de vie du contrat.

  • Alertes automatiques pour ne plus jamais manquer une date critique. 

  • Examiner les solutions logicielles qui sont sécurisées par la norme ISO 27001. 

  • Évaluez les ressources technologiques qui comprennent l'automatisation moderne et qui ont une formation juridique leur permettant de transmettre les meilleures pratiques pour vos processus. 

Pour plus d'informations sur l'automatisation de vos opérations juridiques, consultez notre article : 
Décuplez votre productivité pendant que votre nouvelle recrue vous soulage des tâches répétitives

 
A propos de l'auteur : Legal Suite est le leader mondial de la transformation numérique pour les avocats. Depuis plus de deux décennies, nous avons fourni nos logiciels de pointe aux avocats, aux cabinets d'avocats et aux conseillers juridiques internes à 65 000 utilisateurs.
www.legal-suite.ca

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