Transformation digitale du département juridique, quels changements dans les processus de travail ?

Transformation digitale du département juridique, quels changements dans les processus de travail ?

Publié le : 06/11/2020 06 novembre nov. 11 2020

La transformation digitale juridique de l’entreprise n’est pas un simple projet technique. Il s’agit d’une étape majeure du développement de l’entreprise qui implique des évolutions dans plusieurs domaines.
Les outils, les processus de travail et les modes de collaboration doivent changer.
Nous partageons ici 9 facteurs clés de réussite définis à partir du retour d’expérience de nos clients depuis 20 ans.

1. La digitalisation du département juridique est un projet d’entreprise

 
Le directeur juridique est généralement à l'initiative du projet de transformation digitale.

Il aura toutefois besoin de l'appui visible de la direction générale.

Car après avoir convaincu son DG, le directeur juridique doit encore faire adhérer ses collègues du CoDIR.

C’est cette adhésion du top management qui permet d’envisager la transformation digitale du département juridique dans les conditions les plus favorables.

 

2. Apporter des bénéfices clairs aux clients internes

 
Convaincre les équipes opérationnelles est la deuxième étape indispensable.

Cela sera d’autant facilité si elles y trouvent leur intérêt.

La clé est donc de mettre en avant les bénéfices de la transformation digitale pour chacun.

 
On peut citer :
  • Le gain de temps lié à la réduction des délais de traitement des dossiers juridiques
  • La baisse de coûts inhérente aux gains de productivité
  • La motivation grâce à la disparition de tâches rébarbatives sans valeur ajoutée
  • L'accélération des délais de négociation des contrats pour les commerciaux par exemple


 3. Adopter une gouvernance plus collaborative


Digitaliser la direction juridique a un impact sur la gouvernance de l’entreprise.

Les processus juridiques mis en place à travers un logiciel métier conduisent à passer d’un mode vertical à un mode horizontal.

Cela implique un changement dans les modes de collaboration qui deviennent moins hiérarchiques et plus collaboratifs.

 

4. Impliquer le directeur du système informatique

 
Tous les départements sont impactés par la digitalisation du département juridique.

Toutefois  il n’est pas envisageable de laisser chaque département livré à lui-même pour se digitaliser.

Il faudra donc un chef d’orchestre qui ne peut être que le directeur du système informatique !

Le directeur juridique doit donc convaincre le DSI de porter le projet. Car celui-ci est le seul garant possible de la sécurisation des données dans l’outil qui sera choisi.

 

5. Tracer un nouveau parcours client interne


La transformation digitale des services juridiques consiste aussi à digitaliser le parcours client.

Ce dernier devra donc être clairement défini.

L’outil qui sera choisi devra ensuite satisfaire ce parcours client de façon optimale.

 

6. Communiquer le planning du projet de transformation digitale
 

Donner la meilleure visibilité possible sur l’avancement de la digitalisation est important.

L'adhésion des équipes et des clients internes de la direction juridique sera ainsi facilitée.

Le planning du projet sera donc communiqué régulièrement en interne.

 

7. Obtenir des résultats rapidement


La transformation digitale implique la remise en cause de pratiques bien ancrées.

C’est un effort collectif qui mérite des gratifications.

Démontrer des résultats et communiquer rapidement sur les succès obtenus, permet de maintenir l’implication de tous, dans le temps.

 

8. Limiter la personnalisation du logiciel juridique


Il peut sembler plus simple a priori de tordre un logiciel juridique pour l’adapter aux usages.

Changer les pratiques pour les adapter au logiciel est une option bien plus pérenne.

Car céder à la pression de quelques utilisateurs ne crée pas un avantage différenciant sur le long terme.

 

9. Bien choisir son éditeur


Enfin, le choix du bon partenaire est déterminant pour réussir sa transformation digitale.

Celui-ci devra répondre a minima aux critères suivants :
  • maîtrise technique
  • expérience de la conduite du changement
  • expertise du métier juridique

Il devra démontrer qu’il est en mesure d’aider les équipes à surmonter les obstacles avant, pendant et après le déploiement du projet de transformation digitale.

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