Atelier sur les solutions informatiques à la Conférence de Printemps – 13 au 17 Avril 2012

Olivier Fischer, Directeur général de Legal Suite Canada a présenté à l’occasion de la troisième journée de la Conférence nationale de printemps l’atelier sur les solutions informatiques au service des départements juridiques d’entreprise, modéré par Rubsun Ho, associé à Cognition LLP, et avec le témoignage de Shona Godwin, membre du service juridique de CN, client de Legal Suite.

Montréal, mardi 17 avril - L’atelier sur "Les solutions informatiques au service des départements juridiques d’entreprise"a été l’occasion de partager sur les bonnes pratiques en matière d’utilisation de ces solutions.

Quelle technologie et quels bénéfices pour les départements juridiques ?

Depuis ces deux dernières décennies, la révolution digitale a bouleversé nos modes de travail. 15 ans après la création de Google, 10 ans après celle de l’Ipod, quelles sont les répercussions pour les départements juridiques en entreprise ? Dans de nombreux cas, le département informatique semble détenir le savoir-faire unique sur les questions liées aux nouvelles technologies dans l’entreprise, et a peine à faire circuler l’information auprès des autres services, freinant parfois la mise en place de systèmes informatiques qui leur seraient dédiés.

Pourtant, en tant que garant de la mémoire juridique de l’entreprise, une application propre aux juristes permet de conseiller plus efficacement les autres départements et l’équipe de management, et de répondre aux enjeux et exigences de la profession juridique en matière de contrôle des risques et de gestion de l’activité juridique de l’entreprise.

Concrètement, une solution informatique adaptée permet par exemple de :

  •     Créer une bibliothèque de modèles de contrat, qui évite de perdre du temps en recherchant un contrat similaire, ou repartir de zéro pour chaque nouveau dossier ;
  •     Automatiser l’extraction de rapports, et rendre des comptes instantanément sur le nombre de dossiers en cours, leur statut, leurs intervenants, etc. ;
  •     Etre capable de classer et traquer les dossiers, et accéder à leur historique ;
  •     Créer des circuits de validation et approbation, garantissant le respect des procédures, et limitant les risques pour les entreprises. 

Etude de cas chez CN

Comme en témoigne Shona Godwin, le déploiement du logiciel Legal Suite au sein du département juridique de Canadian Railways a permis de gagner du temps et de l’efficacité dans le traitement des dossiers juridiques : plus besoin de traquer les renseignements dans des fichiers Excel incomplets, ou de chasser l’information dans tous les services,  à coup d’appels téléphoniques et d’emails de relance.

La mise en place d’un système d’information juridique chez CN s’est traduite par la création d’une plateforme collaborative, capable de centraliser l’information. Grâce à elle, les conseillers juridiques retrouvent rapidement l’historique des actions et des modifications sur chaque dossier, automatisent un certain nombre de tâches récurrentes, créent des alertes et des circuits de validation, et sont garants du respect de la conformité grâce à des contrôles de cohérence selon des règles prédéfinies.

Désormais, c’est l’ensemble du service qui est mieux valorisé au sein du groupe grâce au niveau système.

Comment convaincre en interne pour investir dans une solution juridique ?

Quel retour sur investissement peut-on prétendre réaliser en utilisant une telle application ? Shona Godwin cite les coûts que le département juridique a pu éliminer ou considérablement réduire à la suite de son installation :

  •     le coût d’une amende ou de dommages, que peut entraîner une non-mise en conformité, ou bien un procès (renouvellement automatique de contrats non souhaité par exemple) ;
  •     le coût d’embauche de personnel supplémentaire pour absorber une charge de travail qui pourrait être facilement automatisée ;
  •     très concrètement, Shona Godwin a pu mesurer que l’acquisition du logiciel a permis à CN de réduire de 6 mois le temps de remboursement auprès des assurances pour une réclamation donnée.

Conseils pour démarrer son projet

  •     Pour faciliter la mise en place et l’adoption d’une nouvelle solution informatique, voici quelques conseils à suivre :
  •     Impliquer son équipe, le département T.I et les décisionnaires avant que ne commence le projet ;
  •     Adopter la règle du 80/20 : quels sont les principaux objectifs que je veux atteindre et mettre en place sans tarder ?
  •     Appliquer la règle KISS « Keep it short and simple » pour rendre l’utilisation et l’administration de la base plus facile sur le long terme ;
  •     Et suivre les bonnes pratiques de la gestion de projet, elles sont plus que jamais la clé du succès !