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RANDSTAD CANADA

RANDSTAD CANADA

Publié le : 26/10/2020 26 octobre oct. 10 2020








L'entreprise

Randstad Canada est le leader canadien en matière de dotation, de recrutement et de services de ressources humaines.  Avec un réseau de plus de 80 succursales réparties dans sept provinces, Randstad offre une connaissance approfondie des marchés locaux et des tendances de l'emploi, ainsi qu'un réseau mondial d'experts en recrutement.

L'entreprise compte plus de 4 500 clients au Canada, dans des secteurs d'activité variés, dont plus de 60 % des entreprises du TSX60 et plus de 180 de la liste des plus grandes entreprises canadiennes du FP500. Randstad a aidé les employeurs canadiens à pourvoir plus de 65 000 postes dans tout le pays.
 

Défis

Les services juridiques et contractuels de Randstad Canada sont des conseillers de confiance et des partenaires qui contribuent à la réalisation des objectifs stratégiques et commerciaux de l'entreprise. Au service de six secteurs d'activité de l'entreprise, l'équipe propose des solutions juridiques et de conformité innovantes, proactives et opportunes, et ce, à un coût raisonnable.

Dans le cadre de son mandat d'atténuation des risques juridiques et réglementaires, le département est également chargé de la gestion et de la surveillance des contrats. Après avoir évalué les forces et les faiblesses de leurs divers systèmes et processus existants, ils ont entrepris de trouver une solution qui pourrait s'intégrer à leurs systèmes de front office et répondre aux exigences spécifiques des différentes divisions.

"Nous avons reconnu la possibilité d'améliorer considérablement la communication et le flux de travail entre le service juridique et les ventes", affirme Michelle Miranda, directrice des contrats et des affaires juridiques, qui a dirigé le projet. Elle a identifié plusieurs objectifs, notamment
 
  • Gérer les contrats à l'aide d'une plateforme centrale et sécurisée pouvant réunir les conseillers juridiques (back office) et les conseillers opérationnels (front office) ;
  • Automatiser les notifications afin d'éliminer les délais manqués pour les renouvellements et les résiliations ;
  • Aider les équipes de vente dans toute l'organisation à saisir efficacement les besoins changeants des clients et à assurer le transfert de ces connaissances aux nouveaux employés ;
Éliminer la dépendance à l'égard de feuilles de calcul Excel défectueuses et de rapports manuels qui prennent beaucoup de temps.
 

La solution Legal Suite

Les processus d'évaluation des logiciels de gestion des contrats étaient longs et Mme Miranda a travaillé en étroite collaboration avec son partenaire informatique pour évaluer les nombreux outils de gestion des contrats utilisés par d'autres pays.

"Legal Suite était utilisé par Randstad France et nous avons décidé de tirer parti de cette relation existante tout en étendant l'utilisation du logiciel pour une gestion complète des contrats de bout en bout", note-t-elle.

L'interface personnalisable et la facilité d'utilisation du module de gestion des contrats GaLexy® ont contribué à cette décision, de même que la capacité du logiciel à :
 
  • Télécharger de nombreux documents clients et utiliser un langage standardisé pour décrire avec précision les besoins des clients ;
  • Générer rapidement et facilement des rapports ad hoc pour les finances ;
  • Etablir des listes de contrôle avant et après le placement ;
  • Identifier et de réduire le nombre d'accords manquants, expirés et incomplets.
 

Avantages

La mise en œuvre du module de gestion des contrats de GaLexy® a permis à Randstad de remédier aux inefficacités dans la gestion des accords avec ses clients et a automatisé les contrôles pour l'émission, l'approbation et l'enregistrement des détails des contrats.  

Grâce à la mise en place de nouveaux processus améliorés, l'équipe commerciale a facilement accès aux exigences de ses clients pour les examiner rapidement.

Parallèlement, les équipes juridiques et contractuelles sont également satisfaites des résultats.

"Grâce à la mise en œuvre de Legal Suite, Randstad Canada est devenue un leader au sein de l'organisation mondiale de Randstad, devenant ainsi la première société d'exploitation à intégrer entièrement les systèmes de front et de back office", déclare Mme Miranda.

 

Historique

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