AMP, filiale du groupe Lagardère, est spécialisé dans la distribution de la presse sur le marché belge. Cette activité regroupe plusieurs métiers : commerciaux, logistiques, administratifs et financiers. Le groupe est structuré en plusieurs entités de type succursales et filiales, dont certaines sont dédicacées à de nouvelles activités. Cela donne au final 9 sociétés et 21 entités distinctes.

CONTEXTE

MP, filiale du groupe Lagardère, est spécialisé dans la distribution de la presse sur le marché belge. Cette activité regroupe plusieurs métiers : commerciaux, logistiques, administratifs et financiers. Le groupe est structuré en plusieurs entités de type succursales et filiales, dont certaines sont dédicacées à de nouvelles activités. Cela donne au final 9 sociétés et 21 entités distinctes.

Chaque entité gère ses contrats, notamment ceux des clients détaillants de presse, dont la gestion est décentralisée par zones géographiques. Cela posait un problème de visibilité globale et d’accès, chaque contrat devant être retrouvé et scanné à la demande.

PROJET

Notre objectif était double, d’une part créer une vision centrale exhaustive de tous les contrats liant le groupe AMP afin d’en permettre le suivi et d’en assurer la cohérence, d’autre part de constituer une base de données électronique permettant l’accès instantané à chaque contrat, moyennant des outils de tri, de statistiques, etc. La présence d’une image scannée de chaque document, évitant le recours à l’original papier, était essentielle.

Nous avons eu connaissance de Legal Suite par l’intermédiaire du groupe Lagardère, qui l’utilise depuis plusieurs années. Le progiciel allait bien au-delà de nos besoins, du moins dans un premier temps. Nous avons donc décidé de le simplifier en désactivant les fonctions que nous n’utiliserions pas au démarrage et nous l’avons recentré sur le module « contrats » lui-même simplifié dans ses référentiels. Nous avons par contre conservé tout ce qui concerne la gestion des alertes.
Nous avons donc créé la base de données dans laquelle chaque entité place ses contrats en respectant une procédure unique destinée à assurer la cohérence de l’ensemble. Les modules et les fonctions inutilisés ont été simplement déconnectés mais non supprimés pour permettre un usage futur.

Bénéfices

  • Nous terminons actuellement la phase de mise en place de l’existant, les détaillants presse représentant à eux seuls plus de cinq mille contrats. Ce travail nous a déjà permis de constater des anomalies et d’y remédier : contrats manquant, mal classés, etc.
  • Une fois cet effort accompli, nous disposerons d’une base commune, où chaque utilisateur pourra puiser instantanément, en fonction de ses droits d’accès, toute l’information nécessaire
    Outre la visibilité globale au niveau du groupe, nous y trouverons un important gain de temps mais aussi de qualité et de fiabilité de l’information obtenue.
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