CONTEXTE

Consciente des évolutions du rôle du juriste, notamment en matière de gestion contractuelle et de l’intérêt des nouvelles technologies dans l’exercice de leur fonction, la Direction Juridique d’EZW souhaitait adopter un progiciel dédié à la gestion de contrats qui permettrait de gérer ses activités de manière sécurisée et efficace, en accord avec la vision stratégique globale de la société. Son défi consistait à optimiser la gestion du temps de ses juristes, qui doivent faire face à toujours plus de responsabilités et de demandes diverses, et à améliorer les délais de traitement de leurs affaires.

EZW est par ailleurs engagée dans des opérations majeures de financement et de fusion-acquisition.  À ce titre, la direction juridique est confrontée à une forte exigence en termes de délais de production des contrats et de capacité à récupérer rapidement les données contractuelles archivées.

L’outil devait ainsi permettre d’une part de faciliter la gestion des contrats, et d’autre part de développer l’efficacité et la collaboration au sein des équipes juridiques.

PROJET

La recherche d’un outil adapté a été engagée dès 2012. EZW a envisagé différentes applications offrant des solutions de gestion de contrats. En 2014, la Direction Juridique opte finalement pour le module Contrats de Legal Suite. Elle obtient l’appui de la Direction générale d’EZW qui alloue un budget pour la réalisation de cette application, faisant ainsi d’EZW la première direction juridique des Emirats arabes unis à avoir adopté les solutions de Legal Suite.

Courant 2014, le projet est mis en place. Après plusieurs phases d’échanges et d’étude du besoin spécifique de la Direction juridique d’EZW, Legal Suite procède à l’implantation de la solution et organise des sessions de formation pour les équipes du département juridique et les administrateurs de l’outil. L’ergonomie de l’application et l’autonomie acquise suite à la formation stimulent un enrichissement de la plateforme de plus de 200 contrats permettant ainsi de tirer immédiatement profit des bénéfices de l’application.

« Le choix de la solution de Legal Suite s’est imposée naturellement à notre Direction. En plus d’être en phase avec nos attentes dans l’optimisation de la gestion de nos contrats, l’application installée est évolutive et son utilisation ergonomique. De plus, l’accès web est sécurisé et personnalisé suivant le profil de chaque utilisateur », témoigne Nayeem Hussain, Directeur des technologies et des opérations au sein d’EZW.

Bénéfices

  • Au sein du département juridique, les bénéfices du logiciel de Legal Suite se font rapidement ressentir.
  • D’abord lors du récent rachat d’EZW par DP World Limited : la solution a servi de base de données centralisée lors de l’audit préalable d’acquisition : « Nous avons pu rapidement rassembler tous les documents et les informations nécessaires pour cet audit, libérant ainsi du temps aux équipes dédiées à cette affaire et économisant le recours à une ressource supplémentaire, qu’elle soit interne ou externe », affirme Reem Tariq Abdullah, la Directrice juridique d’EZW.
  • De façon plus globale, l’application Contrats de Legal Suite permet une visibilité en temps réel de l’ensemble des accords : « Traçabilité des échanges et du circuit de validation des contrats, anticipation des échéances clés et suivi de l’exécution sont des bénéfices concrets qui sont en phase avec notre politique de développement et de prévention des risques juridiques et financiers », ajoute Reem Tariq Abdullah.
  • Le module optimise aussi l’archivage et l’historisation des affaires. Il permet d’améliorer l’efficacité des équipes et de favoriser  le travail collaboratif au sein de la Direction juridique et avec les autres fonctions de l’entreprise : « A moyen terme, cette plateforme de gestion des contrats facilitera les passations entre les collaborateurs et l’intégration de nouvelles recrues au sein de la direction juridique », ajoute-t-elle.
  • « Nous pensons que l’innovation ne repose pas seulement sur le logiciel en lui-même, mais également sur la faculté à surmonter la résistance qui accompagne généralement l’introduction de nouvelles méthodes et outils technologiques. Le système d’information juridique de Legal Suite a sans aucun doute optimisé les activités de la Direction Juridique et a aussi permis de lui apporter une meilleure visibilité et une reconnaissance au sein de l’entreprise », conclut Reem Tariq Abdullah.
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