Comme tout grand port, celui de Bordeaux est une ville dans la ville. Il accueille chaque année quelque mille six cents navires. Plus de huit millions de tonnes de marchandises transitent par ses quais. Le service portuaire fait appel à une centaine de prestataires privés et publics : armateurs et compagnies de transport, avitailleurs en vivres et en combustible, réparateurs, agents et courtiers maritimes, douanes et transits, sociétés de manutention, pilotes et remorqueurs... Outre sa mission d'accueil des navires, de vrac (matières premières) ou de lignes régulières (300 ports reliés dans le monde), l'entretien du chenal et la mise à disposition d'équipements de levage, le port de Bordeaux doit gérer un parc foncier important lié au développement du fret maritime international. Il loue aux entreprises tertiaires, logistiques et aux industriels des hangars, des terre-pleins et des bureaux.

CONTEXTE

Le service juridique du port autonome de Bordeaux utilise avec succès la Legal Suite depuis 2003 pour gérer les contentieux, suivre les contrats d'assurance et les sinistres ainsi que les consultations des services afin d'être plus réactif face aux demandes internes mais aussi externes.

Comme tout grand port, celui de Bordeaux est une ville dans la ville. Il accueille chaque année quelque mille six cents navires. Plus de huit millions de tonnes de marchandises transitent par ses quais. Le service portuaire fait appel à une centaine de prestataires privés et publics : armateurs et compagnies de transport, avitailleurs en vivres et en combustible, réparateurs, agents et courtiers maritimes, douanes et transits, sociétés de manutention, pilotes et remorqueurs... 


Outre sa mission d'accueil des navires, de vrac (matières premières) ou de lignes régulières (300 ports reliés dans le monde), l'entretien du chenal et la mise à disposition d'équipements de levage, le port de Bordeaux doit gérer un parc foncier important lié au développement du fret maritime international. Il loue aux entreprises tertiaires, logistiques et aux industriels des hangars, des terre-pleins et des bureaux. Enfin, jouant un rôle dans l'aménagement du territoire, il attire des industries générant des trafics maritimes grâce à un domaine foncier au voisinage des quais.

PROJET

Comme les autres ports autonomes, le port de Bordeaux doit traiter de multiples litiges : avaries, dommages aux hangars, installations et ouvrages, non paiements de redevances, etc. Il doit aussi jongler avec les contrats des prestataires et le renouvellement des polices d'assurances. Avec le développement croissant de l'activité, le service juridique connaît une charge de travail de plus en plus conséquente. En 2003, il prend donc la décision de s'équiper d'un progiciel spécialisé pour assurer un meilleur suivi des affaires en cours.

Après plusieurs recherches sur Internet et une consultation auprès de trois éditeurs, c'est la Legal Suite qui est choisie, avec trois de ses modules : " Consultations ", " Contentieux " et " Assurances ". Les données, entrées depuis 1995 sous la forme de fiches Excel, sont reprises ici dans une base Oracle, puis exploitées par le progiciel. " La base de données d'origine ne distinguait pas les assurances et les contentieux " raconte Laurence Da Silva-Larvor, chef du service juridique et assurances. " Dans notre domaine, il est important de garder un historique, certains contentieux pouvant durer jusqu'à une dizaine d'années. Le logiciel nous permet ensuite de faire toutes les recherches utiles et nous gagnons beaucoup de temps ".

Bénéfices

  • La Legal Suite est une solution juridique souple et légère. Le module " Consultations " s'est montré très utile pour être plus réactif face aux demandes internes et externes : de nombreux services du port ont besoin de conseils juridiques sur tel ou tel dossier. " Avant, pour retrouver les termes du dossier, nous devions feuilleter nos classeurs papier, c'était assez fastidieux ".
  • La Legal Suite facilite grandement le travail des juristes du port, en enregistrant les demandes quotidiennes et en les alertant sur l'échéance d'un dossier. Idem pour les sinistres d'assurances, pour lesquels le logiciel gère une cinquantaine de dossiers annuels.
  • Toujours par souci d'efficacité, un générateur de documents a été ajouté au module " Assurances " pour pouvoir créer automatiquement des courriers liés aux contrats d'assurance. "Ce type d'outil optimise le fonctionnement d'une petite équipe comme la nôtre ", confirme Laurence Da Silva-Larvor. Le port de Bordeaux est un utilisateur de la première heure de la Legal Suite. Comme lui, de très nombreuses entreprises et organismes utilisent ce progiciel puissant, flexible et facile d'accès pour les utilisateurs.
Module(s)

CONTENTIEUX

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