Fondée à Marseille en 1966, Sodexo a depuis ses origines l'ambition d’améliorer la qualité de vie de milliers de personnes. Devenu aujourd’hui leader mondial des Services de Qualité de Vie, Sodexo est implanté dans 80 pays et compte 425 000 collaborateurs dans le monde. L'entreprise propose une offre complète de Services de Qualité de Vie dans de nombreux domaines et adaptées aux entreprises, les écoles, les universités, les hôpitaux, les collectivités ou encore les établissements pénitentiaires.

CONTEXTE

Ayant la volonté de centraliser les données qu’elle gère, la direction juridique a souhaité s’équiper d’un outil de reporting performant. Un besoin qui s’est accentué d’une part, avec l’arrivée des nouvelles contraintes réglementaires exigeant plus de transparence dans les informations financières des groupes cotés et une meilleure gouvernance et, d’autre part, par la centralisation de la fonction juridique au niveau France.

Jusqu’en 2006, les juristes de Sodexho France utilisaient essentiellement des bases de données internes produites sous Excel. « Cette approche était devenue inadaptée à notre nouvelle organisation centralisée », explique Éric Dubuis, directeur juridique secteur privé. «  S’en suivait un reporting de qualité inégale. Il nous fallait un outil transversal, facile d’utilisation, avec d’excellentes capacités de paramétrage, capable de sécuriser nos informations dans une base de données unique tout en les rendant facilement accessibles. »

PROJET

Outre la vingtaine de juristes, la nouvelle solution devait, en effet, pouvoir offrir un droit de consultation des données aux différentes directions opérationnelles et fonctionnelles de l’Entreprise.

Après un tour du marché, c’est l’outil de Legal Suite qui est choisi début 2006, le mieux à même de répondre à ces attentes. « La présentation de leur outil nous a séduits d’emblée et leur équipe a su se mobiliser très rapidement sur ce projet fédérateur », confie Eric Dubuis.

Parmi le large éventail de modules proposés par Legal Suite, Sodexo France a opté pour quatre d’entre eux, les plus stratégiques : LS Contrats pour gérer facilement le contenu des contrats commerciaux tout en étant alerté sur les échéances en cours ; LS Sociétés qui cartographie les différentes entités du périmètre de Sodexo France ; LS Contentieux pour suivre les litiges et provisionner ce qui est nécessaire et LS Immobilier pour faciliter la gestion des multiples baux commerciaux de l’entreprise largement implantée en régions.

Bénéfices

  • Dès les premiers mois, les bénéfices ne se sont pas fait attendre : meilleur partage de l’information, meilleure sécurisation des données grâce à leur regroupement au sein d’un seul outil, optimisation du suivi des négociations… Sans compter que la Legal Suite offre des fonctions de pilotage pour aider la direction juridique à coordonner les multiples dossiers en cours.
  • Aujourd’hui, les juristes renseignent l’outil au fil de l’eau, sachant que la direction juridique doit gérer plus de 4.000 contrats Clients, un énorme travail facilité grâce à la simplicité d’utilisation du logiciel. « Le progiciel Legal Suite est très ergonomique, très souple dans les mises à jour et en même temps très puissant. C’est aussi ce qui nous a convaincus », confirme Éric Dubuis. Les données sont centralisées mais certaines saisies peuvent se faire au niveau local. « Ils ont su s’adapter parfaitement à nos process internes. »
  • À la demande de Sodexo, l’équipe technique de Legal Suite a innové en développant un module particulier surnommé « Fiches-navette », sorte de « workflow » entre la direction juridique et les directions opérationnelles. Celles-ci adressent à la première leurs projets de contrats ou d’avenants en remplissant une fiche détaillée qui va servir de document d’échange jusqu’au feu vert final. « Actuellement en test, cet outil va nous permettre d’optimiser nos échanges avec l’ensemble des directions concernées et ainsi gagner en sécurité et en réactivité », lance Éric Dubuis.
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