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Publié le : 16/03/2020 16 mars mars 03 2020

Créée en France en mars 1924, Total est l’une des premières compagnies pétrolières internationales, présente dans plus de 130 pays. L'entreprise est un acteur majeur du gaz naturel et un leader mondial du solaire avec SunPower. Ses activités couvrent la production de pétrole et de gaz, le raffinage, la pétrochimie et la distribution. Engagés pour une énergie meilleure, ses 100 000 collaborateurs contribuent à fournir à leurs clients des produits et des services plus sûrs, plus propres, plus efficaces, plus innovants et accessibles au plus grand nombre.

Contexte


Rassemblant de multiples filiales et entités (plus de 2000) sur tous les continents, le Groupe a besoin d'avoir accès en temps réel aux principales données de chacune des sociétés qui lui sont affiliées: dénomination, composition du conseil d'administration, répartition du capital, organigrammes, etc.
Jusqu'à récemment, le recueil de ces informations représentait une vraie problématique pour la direction juridique du Groupe. Le besoin d'un outil performant et adapté s'est fait d'autant plus sentir que les contraintes réglementaires se sont accentuées (loi Sarbanes-Oxley aux États-Unis, loi de Sécurité Financière en France) exigeant plus de transparence dans les informations financières des groupes cotés, au service d'une meilleure gouvernance.

​​Projet

Jusqu'en 2005, la direction juridique de TOTAL utilisait un outil de reporting connu des sociétés du CAC 40 mais mal adapté à ces nouvelles contraintes. " C'était un outil complexe, non intuitif, nécessitant une formation de deux jours pour bien appréhender son fonctionnement.
Nécessairement centralisé, il n'était pas utilisé par nos correspondants locaux qui préféraient de petites applications maison pour leur gestion quotidienne et considéraient les besoins de l'outil du Groupe comme une charge supplémentaire, sans contrepartie pour eux ", explique Élisabeth Marie, juriste à la holding et responsable du projet. " Résultat : un reporting difficile et inégal.
Ce logiciel n'était pas non plus compatible avec notre volonté de décentraliser l'information ". Il devenait urgent pour TOTAL de s'équiper d'une solution transverse(inter-métiers et pays), absolument fiable, capable d'assurer une traçabilité parfaitedes données. Avec deux critères prioritaires : une prise en main quasi immédiate et une personnalisation poussée pour être à la fois l'outil de reporting du Groupe et l'outil de gestion du juriste local.
Après appel d'offres auprès d'une dizaine d'éditeurs, la solution Legal Suite est retenue fin 2005. Elle se construit autour du module " Sociétés " qui répertorie les données de toutes les entités du Groupe auquel ont été ajoutées des fonctionnalités telles que " opérations complexes ", " fiches projet ", " création de documents ", " organigrammes ". Baptisée TELA (" la toile " en latin), opérationnelle depuis juin 2006, cette solution est accessible via le portail Intranet sécurisé de la direction financière et est reliée aux outils financiers du Groupe. Elle a quatre profils d'utilisateurs : un administrateur " Groupe ", quelques administrateurs " relais ", plus de 100 " contributeurs " responsables des mises à jour, et de nombreux " consultants " (DAF, DRH, Achats, managers…) en France et à l'étranger. Chacun a son rôle dans la fiabilisation des données. Point important de la conservation de la mémoire de l'entreprise : la reprise de l'existant. Les centaines de fiches et mémos de l'ancienne application ont été migrés avec succès par LEGAL SUITE dans TELA après arbitrage de la maîtrise d'ouvrage soit vers une base d'archives soit vers la nouvelle base active.
" LEGAL SUITE a su adapter sa solution à une aussi grosse organisation que la nôtre ", poursuit Élisabeth Marie. " Grâce à la souplesse de l'outil et la puissance du paramétrage pour le personnaliser à nos besoins, nous avons du "cousu main" sans les inconvénients d'un développement spécifique ". La fonction " organigramme " se montre très pratique pour visualiser les sociétés à partir de critères de tri, métiers ou pays. La Legal Suite version TOTAL se distingue aussi par la richesse des possibilités d'édition et par ses fonctions de recherche très performantes - avec presque 500 champs de recherche, les juristes et consultants peuvent faire des tris et sélections multicritères très pointus. " Quand un nouvel utilisateur découvre TELA, ses yeux brillent ! " Et grâce à l'excellente traçabilité des saisies, la direction juridique a une parfaite connaissance du niveau des mises à jour et de la qualité des données.

 

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