FAQ solutions Secib

La différence entre frais et débours est principalement une différence de forme. Les frais sont facturés par votre cabinet à votre client, tandis que les débours sont simplement payés par votre société pour le compte de votre client.
Les frais complètent la vente ou la prestation de service. C’est une dépense engagée pour votre client mais dont la facture est à votre nom. Cela peut être des frais de déplacement, transport, d'hôtel... que vous devez engager dans le cadre de votre relation avec votre client. Mais à la différence du débours, vous agissez en votre nom.
Les débours sont des remboursements de frais engagés au nom du client dans le cadre d'un mandat.
Dans les deux cas, il s'agira de refacturer au client, des sommes engagées par l'entreprise. 

Pour en savoir plus : https://youtu.be/8dMzmwk7ByI 

Le parapheur est une fonctionnalité de Secib qui vous permet de faire circuler des documents aux autres membres de votre cabinet, sans avoir besoin de passer par des courriels. C’est un outil collaboratif qui vous permet de gérer des processus de traitement de fichiers.

Pour en savoir plus : Webinaire La communication à l'interne - YouTube

La facture proforma est un projet de facture qui présente l'offre d'une entreprise telle qu'elle sera facturée à son client. Elle permet à l’émetteur et au client d’avoir une idée de ce à quoi ressemblera la facture finale. 

Pour en savoir plus : https://youtu.be/axGsHtKmWBs 

Les actions liées sont une façon d’automatiser certains processus dans Secib en liant des activités entre elles. Ainsi, on peut décider que lorsqu’une certaine action est enclenchée, une suite d’autres actions sont programmées automatiquement, dans un délai défini. Cela est particulièrement utile pour les domaines de droit très procéduriers. Exemple : si je reçois un jugement aujourd’hui, je voudrais qu’une date de délai de prescription d’appel soit programmée automatiquement 30 jours plus tard, et qu’une tâche « constituer le dossier d’appel » se génère dans le dossier. 

Pour en savoir plus : Tutoriel "actions liées" avec Secib by LS - YouTube

Pour créer un document, il vous faut accéder à un dossier et utiliser la fonction « Fusion ». Une nouvelle page s’ouvre, vous permettant de sélectionner le modèle de document, les parties impliquées et le répertoire dans lequel vous souhaitez le sauvegarder. Une fois toutes ces sélections faites, cliquez sur « Valider ». Le document s’ouvre alors dans Word et il ne vous reste plus qu’à y apporter vos modifications. Lorsque vous avez fini, cliquez sur la croix en haut à gauche pour fermer Word et sélectionner « Enregistrer » sur le bandeau Secib by LS qui apparait alors en haut de votre écran. 

Pour en savoir plus : https://youtu.be/02YrV1PCPhw 

 Il existe plusieurs possibilités pour ajuster votre facturation dans Secib. Pour en savoir plus : Webinaire Le paramétrage des taux partie 1  et Webinaire Secib - Le paramétrage des taux partie 2 

Il n’existe pas de différence fonctionnelle entre les dossiers et les sous-dossiers; vous pouvez effectuer exactement le même type d’opérations dans les deux. Il s’agit uniquement d’un système de classement. Par exemple, vous pouvez créer un dossier au nom du client et à l’intérieur, une multitude de sous-dossiers correspondant aux différents mandats que ce client vous a confié. 

Il existe plusieurs façons de générer des factures dans Secib.

Pour générer une facture dans un dossier : https://youtu.be/rP0-AJxub9w 
Pour facturer plusieurs clients en même temps : Tutoriel "facturer plusieurs clients" avec Secib by LS - YouTube
Pour émettre une facture forfaitaire : Tutoriel facturation forfaitaire avec Secib by LS - YouTube
 

Pour générer votre feuille de temps, vous devez accéder au menu général « Financier », section « Entrées de temps ». En utilisant le bouton « Filtrer », définissez les critères qui vous conviennent  (période de temps, temps passé dans les dossiers dont vous êtes responsable etc.). Utilisez ensuite le bouton « Aperçu PDF de la liste » pour générer votre feuille de temps en PDF ou bien « Exporter la liste » pour la générer au format Excel. 

Pour créer un document, il vous faut accéder à un dossier et utiliser la fonction « Fusion ». Une nouvelle page s’ouvre, vous permettant de sélectionner le modèle de document, les parties impliquées et le répertoire dans lequel vous souhaitez le sauvegarder. Une fois toutes ces sélections faites, cliquez sur « Valider ». Le document s’ouvre alors dans Word et il ne vous reste plus qu’à y apporter vos modifications. Lorsque vous avez fini, cliquez sur la croix en haut à gauche pour fermer Word et sélectionner « Enregistrer » sur le bandeau Secib by LS qui apparait alors en haut de votre écran. 

Pour en savoir plus: https://youtu.be/2SREczLUKZo 

La plupart du temps, ce problème vient du fait que le document a été mal fermé lors de la dernière utilisation ou qu’il est présentement ouvert sur le poste d’un autre utilisateur.
Lorsqu’un document est ouvert, on retrouve un petit rectangle dans le coin haut, tout à droite de la ligne du document, comme ci-dessous :




Le rectangle est bleu si le document est déjà ouvert sur votre poste et rouge s’il est ouvert sur le poste d’un autre utilisateur.
Si le rectangle bleu est présent mais que le fichier ne semble pas ouvert dans Word, sélectionnez le document, cliquez sur l’icône « Enregistrer »   à gauche du panneau d’affichage des documents. Le document sera alors sauvegardé et disponible pour ouverture.



Si le rectangle est rouge, un message d’erreur va apparaitre, vous spécifiant que le document est déjà en cours d’utilisation par quelqu’un d’autre. Il faudra alors attendre que l’autre utilisateur ait fermé le document pour que vous puissiez l’ouvrir à votre tour : Secib ne permet pas la modification d’un même document par plusieurs personnes en simultané.