FAQ

L’application GaLexy s’interface avec la plupart des ERP / solutions métiers / Base de données du marché (SAP, Oracle, Sharepoint, Documentum, etc.). Qu’il s’agisse de mettre en place des échanges de données  sous forme de fichiers à plat, de traitement batch ou de Webservices, le flux de données, en mode import ou export, est assuré à travers l’application GaLexy.
Ainsi, l’intégration avec Sharepoint  garantit  aux utilisateurs un accès simplifié à l’ensemble des documents stockés dans Sharepoint (arborescence de classement d’un document, moteur de recherche, accès en lecture / écriture, etc.).

L’application GaLexy intègre les fonctionnalités de Gestion électronique de documents (GED), telles que la composition du document à partir d’une bibliothèque de clauses, les fonctions de recherche full texte sur le contenu du document, la gestion des versions, les workflows de validation, ou le système d’intégration avec les traitements de texte (MS Word, OpenOffice, etc.).

Véritable banque de données métiers, l’application Galexy garantit la pérennité et la conservation de la mémoire de l’entreprise® : description du dossier et stockage de ses documents électroniques, conservation de l’historique du dossier (piste d’audit) avec capacité de retrouver sa situation à une date donnée, moteur de recherche multicritère et full texte, tableaux de bord et données statistiques facilement personnalisables.

A la réponse légitime de retour sur investissement (ROI), les solutions Legal Suite assure aux utilisateurs une véritable productivité, une traçabilité accrue, une gestion du temps optimisée, et un véritable pilotage du service rendu. Les solutions Legal Suite sont la garantie de la maîtrise des risques par la maîtrise de l’information.

Legal Suite vous assiste grâce à un service de maintenance corrective et évolutive dédié aux souscripteurs d’un contrat de maintenance annuel. Il accompagne notre solution dès sa mise en exploitation.
Nos prestations de maintenance correctives incluent l’accès à un outil de gestion des demandes clients et une assistance téléphonique (numéro non surtaxé : 01 41 38 97 41).
Les juristes et l’équipe du support technique de Legal Suite sont ainsi à votre disposition pour garantir la disponibilité et la pérennité de votre application.

Afin de faciliter l’administration et la compréhension de la structure de votre base de données, nous vous fournissons la documentation technique adéquate. En premier lieu, le manuel d’installation guide pas à pas l’administrateur système dans l’installation du logiciel, et dans sa configuration. En second lieu, Legal Suite extrait le dictionnaire de modèles liés à votre base de données, et le fournit à votre administrateur, afin qu’il dispose rapidement et simplement de l’information nécessaire sur les tables et les champs.

Les solutions Legal Suite est développée de manière à fonctionner parfaitement dans un environnement où applications et fichiers de données sont scannés régulièrement par différents types d’antivirus tels que McAfee VirusScan (AVS) ou Symantec AntiVirus EEv10. Les solutions n’interfèrent pas dans le processus de scan et est conforme à un tel environnement.

 Le logiciel Legal Suite est capable de crypter les échanges de communication et de données entre ses applications et celles des autres systèmes, y compris sous standards GO-IT.

Le système Legal Suite sécurise également la saisie des données. L’intégrité de chaque type de données gérées par le logiciel est vérifiée directement dans le navigateur. Cette validation assure une insertion correcte dans la base de données.

Pour le système d’audit, deux types de log sont également possibles pour le client :

• le log du système : en complément du journal du serveur de l’application, le logiciel Legal Suite propose des journaux additionnels, configurables par l’administrateur du système (niveaux disponibles : erreur, debog, information). Ces journaux fournissent des informations sur des événements du système, comme des requêtes dans la base de données, les démarrages et les arrêts, etc.
• la journalisation : elle est accessible par l’interface d’administration du module de Legal Suite. L’audit vise toutes les actions prises par des utilisateurs, à l’intérieur de l’application Legal Suite.

La protection du programme Legal Suite et l’intégrité des données requièrent de votre service informatique l’exécution ou la prolongation des outils, ressources et procédures à jour, en matière de sécurité, protection et sauvegarde adaptées à votre système d’information. Afin de protéger l’accès à l’Intranet, nous recommandons au département informatique de mettre en application des procédures de sécurité appropriées. En complément, votre service informatique devra programmer des sauvegardes régulières.

Les progiciels Legal Suite et Legal Business Act® sont conçus pour fonctionner en environnement N-Tiers assurant un déploiement au travers de postes clients légers accédant à l’application via un navigateur Internet standard.

Le système Legal Suite n’impose aucune limite sur le nombre d’enregistrements qui peuvent être stockés dans l’application/la base de données. Il ne limite pas non plus la taille de ces enregistrements, les champs de données, ni leur terminologie.

Tous les documents joints aux solutions Legal Suite sont stockés soit directement dans la base de données, soit sur un serveur de fichiers. Si les documents sont stockés sur un serveur de fichiers, le compte du service sera utilisé pour accéder au dossier. Il n’y a aucune restriction par rapport au type de documents qui peuvent être téléchargés et partagés dans le système. Présent dans chacun des modules, l’onglet dédié aux documents joints permet à l’utilisateur de partager et d’avoir accès aux documents qui ont été précédemment téléchargés.

L’authentification de l’utilisateur ou utilisatrice peut être faite dans l’application elle-même, ou via un protocole LDAP. Si on fait le choix du protocole LDAP, le raccordement peut être établi avec un compte de service ou un compte anonyme.
Le Single sign-on (SSO) peut être mis en application en utilisant les en-têtes HTTP ou à l’aide d’un protocole SSO. Dans tous les cas, les droits des utilisateurs sont contrôlés dans l’application.

Les solutions Legal Suite sont à la fois une multi plateforme Intranet et une application Internet. Selon vos procédures internes de sécurité, vous pouvez choisir de l’installer sur votre serveur, ou de l’avoir comme solution hébergée (mode SaaS).

Le logiciel Legal Suite intègre un serveur SMTP pour envoyer tous les avis, alarmes et validations des opérations dans votre boîte email, qu’il s’agisse d’une messagerie gérée par Microsoft Outlook, Lotus Notes, etc.

Absolument ! D’une part, vous gagnerez du temps grâce à une organisation plus efficace de vos données. D’autre part, le logiciel Legal Suite favorise la collaboration au sein de vos équipes en facilitant le partage de l’information en temps et heure, et vous aide ainsi à mieux gérer vos dossiers et votre charge de travail.

Le logiciel Legal Suite offre un système de reporting en temps réel très puissant. Tous les utilisateurs peuvent, à partir de chaque module, et de manière simple et rapide :

• concevoir des rapports ad hoc et sur mesure,
• publier des rapports récurrents prédéfinis.

De plus, nous offrons une fonction de pilotage qui permet de publier des rapports transverses, consolidant les informations de tous les modules que vous avez choisis. Ces indicateurs clés de la performance vous permettent de mesurer le service rendu à vos clients internes et externes.

Oui, elles sont disponibles en anglais, français et espagnol. Sur option, nous proposons d’autres langues applicatives.

Assurément. La solutionl a été conçu et développé par nos juristes qui comprennent que la technologie ne doit pas gêner la productivité, mais plutôt la servir. La gestion de l’information doit se faire de manière fluide pour l’utilisateur. En outre, lors de l’installation, nous formons, sur demande, vos équipes et vos utilisateurs dans vos locaux ou à distance, et vous fournissons la documentation technique et les manuels d’utilisateurs pertinents.

Absolument ! Nous travaillons avec tous les services juridiques, indépendamment de leur taille et de leur localisation. Une offre, appelée « Legal Suite Compacte Web » est tout particulièrement adaptée aux équipes restreintes (de 1 à 5 juristes). Elle est d’ailleurs accessible en mode SaaS (Software as a Service).

Notre fondateur est un juriste de formation, qui a exercé pendant plus de 25 ans à des postes de responsabilités juridiques. Se rendant compte que ces services manquaient d’un outil consacré à leur activité, il crée le progiciel et la marque Legal Suite, une solution qui leur est dédiée. Depuis le premier jour, les modules et les outils sont développés par l’équipe de juristes de Legal Suite, main dans la main avec le département Recherche & Développement de Legal Suite.
Si Legal Suite équipe une grande majorité des départements juridiques, ses solutions sont également déployées auprès des départements informatiques, achats, immobiliers, assurances, RH, etc.

Afin de préserver la mémoire juridique ou administrative de votre entreprise® tout en vous épargnant de devoir ressaisir l’historique de vos données antérieures, Legal Suite peut vous faire bénéficier de son expérience et son savoir-faire en matière de reprises de données.

Sous réserve de compatibilité avec la structure de notre base de données, Legal Suite peut assurer cette prestation, souvent essentielle pour la conservation d’historiques et d’encours de larges volumes, dont la saisie manuelle serait inenvisageable ou trop coûteuse. Elle consiste à intégrer tout ou partie de vos informations « sources » en développant une fonction de reprise de l’existant vers les champs de données « cibles » de GaLexy.

Oui, le logiciel est largement configurable pour refléter les spécificités propres à votre entreprise, qu’elles soient liées à votre métier ou organisationnelles. Un profil « administrateur fonctionnel » aura la capacité d’alimenter les référentiels,  de renommer les champs des dossiers,  mais il pourra également ajouter des champs et des onglets grâce à la fonction « Administration autonome ».

Le logiciel GaLexy est un système sur-mesure : chaque service juridique peut sélectionner les modules ou applications qui sont nécessaires à son activité. Chaque module s’appuie sur un socle commun de fonctionnalités : la gestion des dossiers (en mode consultation ou modification), l’extraction de données, la publication de rapport, le moteur de recherche, le système d’alertes, et beaucoup d’autres encore.
Vous pouvez faire le choix d’inclure autant de modules que de domaines du droit que vous couvrez (par exemple : le traitement des litiges, de la propriété intellectuelle ou de la gestion des contrats). Du fait du noyau commun, appelé le moteur Legal Suite, les modules retenus pourront communiquer entre eux (plus d’informations sur la page Fonctionnalités).

L’application GaLexy est conçue pour fonctionner en environnement Intranet/Extranet multi plateforme selon une architecture logicielle de type web, utilisant un client léger et respectant les standards J2EE. Sa technologie moderne et éprouvée (Java J2EE) est un atout majeur pour s’intégrer aisément dans l’architecture informatique de nos clients.

La différence entre frais et débours est principalement une différence de forme. Les frais sont facturés par votre cabinet à votre client, tandis que les débours sont simplement payés par votre société pour le compte de votre client.
Les frais complètent la vente ou la prestation de service. C’est une dépense engagée pour votre client mais dont la facture est à votre nom. Cela peut être des frais de déplacement, transport, d'hôtel... que vous devez engager dans le cadre de votre relation avec votre client. Mais à la différence du débours, vous agissez en votre nom.
Les débours sont des remboursements de frais engagés au nom du client dans le cadre d'un mandat.
Dans les deux cas, il s'agira de refacturer au client, des sommes engagées par l'entreprise. 

Pour en savoir plus : https://youtu.be/8dMzmwk7ByI 

Le parapheur est une fonctionnalité de Secib qui vous permet de faire circuler des documents aux autres membres de votre cabinet, sans avoir besoin de passer par des courriels. C’est un outil collaboratif qui vous permet de gérer des processus de traitement de fichiers.

Pour en savoir plus : Webinaire La communication à l'interne - YouTube

La facture proforma est un projet de facture qui présente l'offre d'une entreprise telle qu'elle sera facturée à son client. Elle permet à l’émetteur et au client d’avoir une idée de ce à quoi ressemblera la facture finale. 

Pour en savoir plus : https://youtu.be/axGsHtKmWBs 

Les actions liées sont une façon d’automatiser certains processus dans Secib en liant des activités entre elles. Ainsi, on peut décider que lorsqu’une certaine action est enclenchée, une suite d’autres actions sont programmées automatiquement, dans un délai défini. Cela est particulièrement utile pour les domaines de droit très procéduriers. Exemple : si je reçois un jugement aujourd’hui, je voudrais qu’une date de délai de prescription d’appel soit programmée automatiquement 30 jours plus tard, et qu’une tâche « constituer le dossier d’appel » se génère dans le dossier. 

Pour en savoir plus : Tutoriel "actions liées" avec Secib by LS - YouTube

Pour créer un document, il vous faut accéder à un dossier et utiliser la fonction « Fusion ». Une nouvelle page s’ouvre, vous permettant de sélectionner le modèle de document, les parties impliquées et le répertoire dans lequel vous souhaitez le sauvegarder. Une fois toutes ces sélections faites, cliquez sur « Valider ». Le document s’ouvre alors dans Word et il ne vous reste plus qu’à y apporter vos modifications. Lorsque vous avez fini, cliquez sur la croix en haut à gauche pour fermer Word et sélectionner « Enregistrer » sur le bandeau Secib by LS qui apparait alors en haut de votre écran. 

Pour en savoir plus : https://youtu.be/02YrV1PCPhw 

 Il existe plusieurs possibilités pour ajuster votre facturation dans Secib. Pour en savoir plus : Webinaire Le paramétrage des taux partie 1  et Webinaire Secib - Le paramétrage des taux partie 2 

Il n’existe pas de différence fonctionnelle entre les dossiers et les sous-dossiers; vous pouvez effectuer exactement le même type d’opérations dans les deux. Il s’agit uniquement d’un système de classement. Par exemple, vous pouvez créer un dossier au nom du client et à l’intérieur, une multitude de sous-dossiers correspondant aux différents mandats que ce client vous a confié. 

Il existe plusieurs façons de générer des factures dans Secib.

Pour générer une facture dans un dossier : https://youtu.be/rP0-AJxub9w 
Pour facturer plusieurs clients en même temps : Tutoriel "facturer plusieurs clients" avec Secib by LS - YouTube
Pour émettre une facture forfaitaire : Tutoriel facturation forfaitaire avec Secib by LS - YouTube
 

Pour générer votre feuille de temps, vous devez accéder au menu général « Financier », section « Entrées de temps ». En utilisant le bouton « Filtrer », définissez les critères qui vous conviennent  (période de temps, temps passé dans les dossiers dont vous êtes responsable etc.). Utilisez ensuite le bouton « Aperçu PDF de la liste » pour générer votre feuille de temps en PDF ou bien « Exporter la liste » pour la générer au format Excel. 

Pour créer un document, il vous faut accéder à un dossier et utiliser la fonction « Fusion ». Une nouvelle page s’ouvre, vous permettant de sélectionner le modèle de document, les parties impliquées et le répertoire dans lequel vous souhaitez le sauvegarder. Une fois toutes ces sélections faites, cliquez sur « Valider ». Le document s’ouvre alors dans Word et il ne vous reste plus qu’à y apporter vos modifications. Lorsque vous avez fini, cliquez sur la croix en haut à gauche pour fermer Word et sélectionner « Enregistrer » sur le bandeau Secib by LS qui apparait alors en haut de votre écran. 

Pour en savoir plus: https://youtu.be/2SREczLUKZo 

La plupart du temps, ce problème vient du fait que le document a été mal fermé lors de la dernière utilisation ou qu’il est présentement ouvert sur le poste d’un autre utilisateur.
Lorsqu’un document est ouvert, on retrouve un petit rectangle dans le coin haut, tout à droite de la ligne du document, comme ci-dessous :




Le rectangle est bleu si le document est déjà ouvert sur votre poste et rouge s’il est ouvert sur le poste d’un autre utilisateur.
Si le rectangle bleu est présent mais que le fichier ne semble pas ouvert dans Word, sélectionnez le document, cliquez sur l’icône « Enregistrer »   à gauche du panneau d’affichage des documents. Le document sera alors sauvegardé et disponible pour ouverture.



Si le rectangle est rouge, un message d’erreur va apparaitre, vous spécifiant que le document est déjà en cours d’utilisation par quelqu’un d’autre. Il faudra alors attendre que l’autre utilisateur ait fermé le document pour que vous puissiez l’ouvrir à votre tour : Secib ne permet pas la modification d’un même document par plusieurs personnes en simultané.