MMA prêt pour Solvabilité II avec Legal Suite

A son arrivée chez MMA en 2007, Alain Curtet, Directeur Juridique, constate que le service ne dispose pas d’outil logiciel permettant d’avoir une vision exhaustive de l’ensemble des engagements contractuels des sociétés du groupe, ce qui représente plus de 200 structures.

Dans le même temps, la directive Solvabilité II se profile avec l’impératif de mise en conformité sur la gestion des risques juridiques et contractuels. Rappelons que cette directive porte sur le calcul des fonds propres pour les autorités de tutelle européenne, qui permet de garantir que les compagnies ont les actifs en caisse pour payer leurs assurés. Le pilier II de Solvabilité concerne plus particulièrement les engagements contractuels et leur connaissance. Ce qui motive la recherche d’un outil de gestion et de reporting : celui-ci devra gérer les engagements contractuels avec les dates d’échéance de tous les contrats signés au sein du groupe et servir de reporting à chacune de ses entités.

Après un tour du marché, 6 produits ont été évalués. Le choix s’est porté sur l’outil Legal Suite dont le module « Gestion des sociétés », déjà implanté dans le service, s’avérait complémentaire. Ainsi, avec Legal Suite, le groupe MMA peut à la fois gérer ses sociétés et aussi gérer les engagements contractuels avec différents critères (dates d’échéance, tacite reconduction, langue du contrat, présence de clauses spécifiques, …).

 

Déploiement de l’outil : souple et convivial

La souplesse de paramétrage de l’outil Legal Suite a été déterminante dans le choix de MMA. Le module société étant installé, le module contrat a pu être implémenté dans le serveur existant, déjà paramétré. Autre atout de l’outil Legal Suite : la gestion pdf des Contrats qui sont saisis, scannés et intégrés…

L’accès au module s’effectue simplement par login et mot de passe sur poste de travail. Ouvert aux juristes et aux non juristes, l’outil donnera accès à terme à toute l’équipe des 20 juristes, des achats et aux opérationnels, soit une centaine d’utilisateurs.

D’abord mis en place chez MMA, le projet a ensuite été étendu à COVEA (MMA MAAF et GMF). Depuis sa mise en production en avril 2011, Legal Suite gère déjà un millier de contrats, 2000 restent à saisir. Fin 2012, le projet sera terminé et donc prêt pour janvier 2013, échéance prévue pour la mise en place de Solvabilité II. 

La suite du projet MMA portera sur le paramétrage d’un outil de workflow qui permettra de faire valider le contrat par tous les décideurs concernés avant sa signature définitive.