LES NOUVELLES TECHNOLOGIES : DES OUTILS INDISPENSABLES AU DIRECTEUR JURIDIQUE AFIN DE MAXIMISER L’EFFICACITÉ DE SON DÉPARTEMENT

Lorsque que les entreprises se développent, leur demande de services juridiques augmente également, entraînant une pression financière accrue sur les départements juridiques, afin qu’ils fournissent des services rentables à l’organisation.

Comme le démontre l’étude réalisée par Deloitte « Contexte juridique canadien de 2017 », l’efficacité est devenue un des enjeux majeurs des Directeurs juridiques. En effet, lorsque de nouvelles entités sont intégrées à l’entreprise, le besoin de recruter de nouveaux collaborateurs afin de gérer la croissance du département augmente, tout comme les défis qui l’accompagnent : améliorer l’efficacité, la productivité, les processus et devenir un contributeur précieux aux objectifs stratégiques et financiers de l’entreprise.

Le déploiement de nouvelles technologies est essentiel dans l’amélioration de l’efficacité et de la productivité. Elles permettent en outre de démontrer la valeur ajoutée du département juridique auprès du PDG et de la direction. A travers la mise en place des bons outils et processus, le Directeur juridique et son département pourront passer du statut de conseiller, à celui de contributeur clé aux objectifs de l’entreprise.

Voici quelques éclairages qui pourront vous aider à optimiser la croissance de votre département juridique, tout en étant plus proactif et stratégique dans votre activité de conseil.

VALORISER LES ÉQUIPES JURIDIQUES PAR LA TECHNOLOGIE

Les professionnels juridiques doivent faire face à une période de changements importants, qui les oblige à faire plus avec moins. Pour beaucoup de Directeurs juridiques, la plupart des défis, tels que les restrictions budgétaires ou les problèmes de régulation et de recrutement, trouvent leurs origines dans la croissance de l’entreprise, parfois à l’échelle mondiale. Afin d’opérer cette transformation avec succès, les départements juridiques peuvent s’équiper de logiciels créés pour les assister dans leur pratique, de l’automatisation des processus, à la gestion de la documentation, du temps et du budget.

Contrairement aux premiers logiciels développés au début de la décennie, la technologie d’aujourd’hui est très flexible et peut être intégrée facilement dans les environnements juridiques existants pour une assimilation simplifiée. Grâce à de nombreuses fonctionnalités, les juristes peuvent gérer leurs besoins quotidiens, de la gestion des contrats, à l’automatisation de la gestion de l’ensemble des filiales et de la propriété intellectuelle.

Les nouvelles technologies permettent ainsi aujourd’hui aux départements juridiques de se passer de support papier, afin de partager et d’archiver des documents, des contrats et des courriels. Certains logiciels spécialisés dans la gestion des contrats permettent notamment le suivi de l’évolution des contrats (y compris l’ensemble des amendements, des communications et des flux de travail), ainsi que le contrôle de leur performance à l’aide de rappels des engagements, des échéances, et des étapes. Ils sont également utiles à la mise en lumière des clauses clefs, des risques latents et des cas possibles de non-conformité.

L’efficacité étant cruciale pour des départements juridiques en croissance, de tels outils sont un atout indéniable leur permettant d’optimiser leurs opérations juridiques et de maximiser la productivité de leur équipe.

LE NOUVEAU RôLE DU DIRECTEUR JURIDIQUE

La croissance d’un groupe est l’opportunité de démonter la valeur du département juridique en tant que partenaire stratégique. De plus en plus, le Directeur juridique devient un composant influent des équipes de direction. Leur rôle devient ainsi clé lorsqu’il s’agit d’orienter les décisions stratégiques au niveau exécutif.

C’est particulièrement le cas lorsque les organisations envisagent de s’implanter à l’étranger : la vision juridique peut être en effet cruciale dans la prise de décision de la direction et dans son évaluation des risques juridiques et opérationnels. Cette situation impacte directement le rôle du directeur juridique, dont les responsabilités s’élargissent dans les spectres plus larges du risque, de la conformité et de la stratégie.

Cette évolution représente donc un défi pour les juristes : le seul moyen d’y faire face est d’obtenir une vision holistique des activités juridiques au niveau global et en temps-réel. Par ce biais, le Directeur juridique peut diriger son équipe et l’entreprise de façon très positive, en étant un acteur central de l’optimisation des résultats de l’ensemble du groupe. Les logiciels juridiques récents permettent d’obtenir cette vision holistique et de les soutenir dans leur nouveau rôle grâce au rassemblement et à l’utilisation des données.

INDICATEURS DE PERFORMANCE ET TECHNOLOGIES : DISPOSER D’UNE VISION HOLISTIQUE POUR DÉMONTRER LA VALEUR DU DÉPARTEMENT JURIDIQUE

Le stéréotype du département juridique « centre de coût » est devenu familier, bien qu’il soit une valeur ajoutée a l’entreprises de multiples façons. Cette perception est cependant en train de changer.

Alors que le rôle Directeur juridique devient progressivement plus stratégique, la bonne utilisation des technologies peut leur permettre de comprendre, de calculer, et de démontrer leur contribution et leur valeur à la direction, à travers l’utilisation de KPIs et d’indicateurs de performance. Les développeurs de logiciels ont en effet mis au point des outils puissants afin d’aider les Directeurs juridiques à avoir une vue globale de l’activité de son équipe et de rassembler des données sur l’ensemble du groupe en temps réel.

Ces logiciels disposent notamment de tableaux de bord personnalisés dont les aperçus permettent de disposer d’une vue globale de l’activité du département : calendriers synchronisés avec Outlook et Gmail, accès rapide aux requêtes urgentes, aux nombres de dossiers clos et au budget dépensé. Ils permettent également de mesurer les charges de travail, les temps de réponse aux requêtes, le respect des échéances, et les résultats vs les objectifs. C’est pourquoi le partage d’indicateurs de performance est un excellent moyen pour les Directeurs juridiques de surmonter ce stéréotype de « centre de coût », les indicateurs financiers comprenant en effet le revenu, les résultats, la productivité ou bien encore le contrôle des coûts.

En investissant dans les bons outils et en s’assurant d’obtenir une connaissance globale des activités de son département, le Directeur juridiques peut gérer de façon efficace des défis complexes à l’échelle globale. Il ou elle aura ainsi les informations et les connaissances nécessaires pour démontrer la valeur de son département et prendre les décisions appropriées pour son équipe et l’entreprise.

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