Nouvelles technologies et productivité des départements juridiques : retour sur la conférence Legal Suite au Legal IT Montréal

Fluidifier la collaboration entre les avocats d’entreprise et leurs partenaires grâce aux nouvelles technologies est un facteur clé de productivité et un défi majeur pour les départements juridiques. En effet, depuis une dizaine d’années, l’apparition de logiciels spécialisés leur ont permis de structurer leur flux de travail, de collaborer en temps réel, et de communiquer sur leur performance par le biais d’indicateurs fiables. Comment les technologies transforment-elles les départements juridiques ? Quelles sont les retombées obtenues suite à l’implémentation de tels logiciels ? Autant que questions auxquelles nos équipes ont répondu lors du Legal IT 2017 à Montréal.

 

Legal Suite participe au Legal IT 2017

 

Le 23 mars dernier, Legal Suite participait à la 11ème édition de la conférence du Legal IT à Montréal, un événement incontournable pour les professionnels du droit et des technologies. L’occasion pour Legal Suite, leader des technologies juridiques d’entreprise, de revenir sur les innovations développées par nos équipes pour favoriser la productivité des avocats internes.

 

DES TECHNOLOGIES JURIDIQUES EN PLEIN ESSOR

L’écosystème juridique vit une période de transformation sans précédent. En effet, les milieux d’affaires exigent aujourd’hui des avocats internes qu’ils soient des conseillers de confiance et des partenaires stratégiques. Par conséquent, ils doivent disposer des outils nécessaires pour comprendre les enjeux de compétitivité de l’entreprise et de leur département. Face à cette évolution, les solutions traditionnelles de gestion des dossiers (suites bureautiques, messageries, etc.) sont désormais insuffisantes.

A cela s’ajoute les impacts du contexte socio-économique canadien et mondial sur les entreprises : le ralentissement de l’activité économique entraîné par la crise de 2008, l’internationalisation des échanges, l’arrivée des générations X et Y sur le marché de l’emploi, ainsi que le développement de nouvelles technologies. L’ensemble de ces éléments sont des facteurs induisant d’importants changements qui génèrent des solutions d’automatisation dans la gestion des dossiers (production des contrats, contrôle de facturation, automatisation des workflows de validations, anticipation des échéances, édition de rapports, etc.).

Ces transformations poussent ainsi les avocats en entreprise à s’adapter à de nouveaux logiciels et applications et à renforcer leurs connaissances dans les nouvelles technologies telles que la programmation informatique. Le traitement d’un volume important de données, la gestion électronique des dossiers, l’intelligence artificielle et l’utilisation de ces nouveaux outils, est ainsi devenu un avantage concurrentiel et un nouveau moteur de croissance pour les départements juridiques.

C’est pourquoi cet environnement dynamique créé un terreau fertile pour le développement des start-ups et des technologies juridiques, dont plusieurs étaient présentes au Legal IT.

 

FLUIDIFIER LA COMMUNICATION ET LA COLLABORATION AU SEIN DU DÉPARTEMENT JURIDIQUE : UN IMPACT SUR LA PRODUCTIVITÉ DE L’ENSEMBLE DE L’ENTREPRISE

Au cœur de ces mutations se trouve le développement d’outils informatiques permettant de fluidifier la communication et la collaboration des départements juridiques avec l’ensemble de ses partenaires. En effet, contrairement aux cabinets, l’activité de l’avocat interne est multidisciplinaire et se rapproche plus de celle du gestionnaire, car il dispose d’une compréhension globale et approfondie du contexte d’affaires de l’entreprise. Dès lors, sa réussite est fondée sur sa capacité à collaborer et à communiquer avec ses partenaires internes et externes.

Les enjeux de réduction des coûts et d’optimisation des processus de travail des avocats internes est d’autant plus d’actualité qu’un nombre croissant d’entreprises préfèrent développer un département juridique interne plutôt que de recourir aux cabinets.

Le développement de logiciels adaptés permet ainsi, non seulement d’améliorer la productivité du département, mais également de l’entreprise dans son ensemble.

 

COMMENT LES LOGICIELS JURIDIQUES DE TRAVAIL COLLABORATIF PERMETTENT-ILS DE GÉNÉRER DES GAINS DE PERFORMANCE ?

Développés pour répondre aux enjeux de productivité et de collaboration, les logiciels et outils dédiés à l’optimisation du travail des avocats internes permettent de répondre à leurs impératifs de rentabilité.

 

  • Intégrer les logiciels spécialisés aux outils déjà présents au sein de l’entreprise pour en augmenter les possibilités

Les logiciels dédiés aux départements juridiques s’intègrent directement aux outils et aux ressources déjà utilisées au sein de l’entreprise, tels que les messageries et les logiciels de bureautiques. Sans les remplacer, ces logiciels permettent d’optimiser l’existant tout en ajoutant une surcouche de fonctionnalités pour en augmenter les possibilités. Les échanges sont ainsi dématérialisés et la communication avec leur équipe et leur organisation simplifiée : les processus et flux de travail peuvent dès lors être structurés et harmonisés.

 

  • Faciliter les échanges au sein du département juridique pour mieux piloter son activité

La centralisation des demandes et des processus dans un espace commun à l’ensemble du département juridique permet d’en retirer de nombreux indicateurs : nombre total de dossiers traités, nombre de dossiers par avocat, répartition et sources des demandes. Ces indicateurs permettent ainsi de mesurer et de qualifier l’activité du département pour mieux la piloter. Les besoins en formation et la révision des processus sont des exemples de problématiques auxquelles répondent les logiciels juridiques dédiés à l’optimisation de l’activité des avocats.

Conséquences : une organisation interne optimisée et un suivi simplifié d’indicateurs clés de performance. Il est ainsi plus facile pour les avocats internes de déterminer la rentabilité de leur activité, d’en informer leur Direction Générale et avoir ainsi voix au chapitre sur les décisions stratégiques qui y sont liées.

 

  • Fluidifier et automatiser la communication avec l’ensemble des fonctions de l’entreprise pour fédérer l’action juridique autour de résultats mesurables.

Gestion des demandes, conseils juridiques, négociations, rédaction des documents juridiques :  le rôle des avocats internes est multiple et génère de nombreuses interactions avec l’ensemble des départements de l’entreprise. L’automatisation des processus et la mise à disposition des documents juridiques à destination des autres départements sur une plateforme collaborative unique, permet de renforcer la communication entre les avocats et leurs clients internes.

Objectif ? Fluidifier les échanges, optimiser la gestion des demandes, planifier et communiquer sur la performance du département pour fédérer son action. L’avocat interne devient ainsi un chargé de projet et un partenaire stratégique qui peut dès lors répondre à des objectifs de rentabilité.

Le développement des processus d’automatisation et de notification immédiate lors de demandes et leur soumission au triage, sont autant d’exemples illustrant les gains de productivité engendrés.

 

LE PORTAIL COLLABORATIF LS OPEN LAW® : UNE SOLUTION LEGAL SUITE DEDIÉE AUX DÉPARTEMENTS JURIDIQUES

Le Portail collaboratif LS Open Law® développé par Legal Suite, est ainsi un bon exemple d’outil dédié à la collaboration entre avocats internes et leurs partenaires : un moyen efficace et rentable à disposition des départements juridiques qui souhaitent s’outiller pour faire face aux enjeux de compétitivité.

Pour en savoir plus, consultez la présentation du Portail collaboratif Open Law® et l’entretien du Directeur de Legal Suite Canada sur les outils de travail collaboratif et leur impact sur la productivité du département juridique.