Les outils de travail collaboratif, source de différenciation et de performance du département juridique

- Article mis-à-jour à suite à l’atelier intéractif organisé le 13 juin 2017 par Legal Suite Canada, dédié à l’intelligence collaborative et ses impacts sur la productivité des départements juridiques. -

En l’espace d’une décennie, la transformation numérique a encouragé et simplifié la collaboration des départements avec leurs clients internes et partenaires externes. De fait, le développement d’une intelligence collaborative est devenu un facteur clé de compétitivité à l’échelle du département juridique, mais également de toute l’entreprise. La clé du succès ? L’utilisation d’outils informatiques dédiés.

Olivier Fischer, Directeur Général de Legal Suite Canada, leader des technologies juridiques d’entreprise, revient sur les effets de ces nouveaux modes de fonctionnement et les outils nécessaires à leur mise en place.

En quoi l’intelligence collaborative est-elle intimement liée à l'avènement du digital ?

L’ère du digital a entraîné des mutations profondes dans l’organisation et les processus des entreprises. Ces changements ont conduit à revisiter les pratiques collaboratives tout comme la gestion des connaissances, variables clés de cette transformation et génératrices de performances durables.

De nombreux outils sont en effet apparus à destination des entreprises pour leur permettre de favoriser la collaboration, à l’instar des plateformes web (intranet et extranet), des messageries (courriel), des réseaux sociaux, des différents services (Dropbox, Box, Slack), et des modes de collaboration améliorés et intégrés aux systèmes informatiques préexistants (Suite GaLexy® de Legal Suite). L’adoption de ses outils engendre ainsi des économies de par la collaboration qu’elle engendre, et créée une nouvelle frontière de compétitivité pour les entreprises. Le travail en silo, caractéristique des méthodes de travail pré-numériques, a laissé place progressivement à une collaboration horizontale, à l’intérieur comme à l’extérieur des organisations, qui constitue une clé de voute pour l’innovation et un moteur de développement.

L’intelligence collaborative, notion apparue il y a environ 10 ans avec le développement d’outils informatiques adaptés à l’échange d’informations, outre les capacités d’adaptation qu’elle génère, facilite une prise de décision stratégique pour les entreprises.

Les enjeux de productivité lié à l’intelligence collaborative deviennent ainsi toujours plus centraux, alors que la mondialisation s’intensifie et que les jeunes générations nées dans l’ère internet et habituées aux outils numériques, accèdent au marché de l’emploi. Une enquête menée en 2014 par la Queens University of Charlotte auprès de salariés nés entre 1980 et 2000, démontre d’ailleurs que 39% des personnes interrogées considère que leur entreprise ne collabore pas assez.

De quelle façon l’intelligence collaborative, au cœur de nombreux domaines d’activité, impacte-t-elle le département juridique ?

Les départements juridiques doivent eux aussi s’adapter à ces mutations. Selon une étude de de Deloitte de juin 2017, la majorité des avocats d’entreprise considère que l’investissement dans les nouvelles technologies peut améliorer leur efficacité, mais seulement 15% annonce que leur adoption est une priorité pour leur société. On observe dès lors que, si les avocats d’entreprises disposent aujourd’hui de solutions informatisées adaptées à leurs besoins, leur adoption demeure moins rapide que pour d’autres secteurs. Mais bien qu’elle soit moins marquée, cette tendance s’accentue.

Legal Suite a en effet assisté à l’automatisation progressive des départements juridiques depuis le début des années 2000 et a par ailleurs contribué à faire adopter des outils collaboratifs dédiés.

La demande des départements juridiques en termes de collaboration a considérablement évolué depuis la création de Legal Suite. Au début des années 2000, notre logiciel était uniquement dédié aux collaborateurs au sein du département. Il s’est peu à peu ouvert aux clients internes au milieu des années 2000, pour ensuite évoluer, il y a 3 ans, vers un Portail collaboratif dédié à la collaboration interne et externe et à la gestion des connaissances. 

Comment expliquer cette tendance ?

L’utilisation d’outils informatiques non dédiés, tels que les tableurs, utilisés par les avocats en entreprise, ne répond plus complètement aux enjeux actuels d’efficacité.

De fait, ils doivent faire face à une augmentation de leur charge de travail, à des clients plus exigeants et à des échéances plus courtes. Ils cherchent par conséquent à être plus efficaces et pertinents lorsqu’il s’agit de répondre aux sollicitations de leurs clients internes. Les avocats attendent également de leurs partenaires externes, par exemple des cabinets, la même efficacité. Le recours à des outils qui leur permettent d’atteindre un tel standard d’efficacité est alors nécessaire.

Legal Suite a d’ailleurs été créé pour répondre à ces enjeux. En effet, fort de ses 25 années d’expérience en tant que responsable juridique, le Président Fondateur de Legal Suite, Patrick Deleau, a toujours eu a cœur de concilier droit et technologie à travers l’innovation. Nous avons ainsi compris très tôt que la collaboration entre les avocats en entreprise et leurs partenaires internes et externes est source de différenciation et de performance.

C’est ainsi que Legal Suite a développé le Portail collaboratif Open Law®. Cette plateforme offre notamment l’harmonisation des processus, la dématérialisation des échanges, la collaboration en temps réel et des espaces de travail interactifs et sécurisés.

Comment ces outils permettent-ils d’améliorer la productivité du département juridique ?

La mise en place de tels outils est un facteur de compétitivité et fait partie intégrante de la stratégie du département juridique.  Ils impactent en effet directement sa capacité à développer son intelligence collaborative et à faire face à une pression budgétaire en constante augmentation.

Cependant, bien que l’on observe aujourd’hui une prise de conscience de la part des avocats en entreprise, l’adoption de ces solutions reste trop marginale. Beaucoup utilisent encore des moyens traditionnels d’échange qui n’apportent aucune valeur ajoutée à leur performance. D’autres ont développé leurs propres bases de données centralisées, qui peuvent être par ailleurs très efficaces si l'entreprise possède une culture du partage de l’information. Mais ce type d’outil connait des limites, car ils ne sont pas spécifiques aux besoins juridiques, d’où l’intérêt de se tourner vers des outils spécifiquement développés pour répondre à leurs besoins, comme le propose Legal Suite.

Le Portail collaboratif Open Law® permet effectivement de mettre en place un écosystème collaboratif dans les meilleures conditions pour le département juridique et de générer de nombreuses retombées positives. En effet, selon l’ étude menée par Deloitte en 2017, les départements juridiques sont parfois encore vus comme des centres de coûts. Ce type d’outil peut notamment leur permettre d’avoir les moyens de se positionner en tant que partenaires stratégiques et moteur de croissance.

Quelle est la valeur ajoutée du Portail collaboratif Open Law® développé par Legal Suite ?

Le Portail collaboratif Open Law® permet de fédérer l’action juridique autour d’une plateforme de travail unique, intelligente et sécurisée. Il est ainsi source de productivité sur de nombreux plans.

Toute collaboration est d’abord fondée sur la centralisation de l’information. C’est pourquoi l’ensemble des communications effectuées à travers le portail sont historisées et permettent de faciliter le suivi de l’évolution d’un dossier sans passer par ses courriels. Le portail a en effet été développé afin de piloter l’information juridique de l’entreprise et offre de nombreuses fonctionnalités d’alertes, de partage d’informations et de documents. Sécurisé et dynamique, cet espace d’échange permet de gagner en productivité en structurant les processus et flux de travail et en capitalisant sur le partage des connaissances, tant avec les équipes internes qu’avec les avocats externes et les partenaires.

Le Portail collaboratif LS Open Law® permet dès lors d’améliorer la communication du département avec l’ensemble de l’entreprise et ses partenaires, de valoriser ses activités, et d’aider ses clients internes à savoir à qui s’adresser en fonction des problématiques.

Comment se différencie l’offre Legal Suite sur le marché ?

Notre expérience de plus de 16 ans sur le marché des nouvelles technologies appliquées au domaine juridique, nous a confronté aux difficultés et aux défis que représentent le développement en interne de tels outils et leur mise en place.

Lorsque l’organisation décide de développer son propre outil, la communication entre avocats et développeurs demeure très compliquée car leur langage diffère. Le processus est donc long et fastidieux. De plus, les développeurs sont recrutés la plupart du temps uniquement lors de la phase de création du logiciel, puis quittent l'entreprise quelques mois après la mise en place, ce qui entrave les actions de maintenance et de suivi. Par ailleurs, aucune évolution du produit n’est prévue durant l’utilisation de l’outil.

C’est pourquoi, suite à ce constat, nous avons choisi d’allier notre expertise juridique et notre performance technique. Notre modèle se compose à la fois de spécialistes juridiques à l’écoute des besoins et des contraintes des avocats, disposant d’une vision pratique de leur métier, et d’experts techniques en pointe dans les nouvelles technologies. Notre valeur ajoutée se situe donc à la fois dans la phase de recherche et développement et dans le suivi de nos clients une fois le logiciel mis en place. Cette démarche permet ainsi au département juridique de tirer la meilleure rentabilité de leur investissement initial.

Selon vous, comment vont évoluer les besoins collaboratifs du département juridique dans les années à venir ?

Ce département s’ouvre progressivement vers ses clients internes et se positionne davantage comme partenaire. Les technologies appliquées au domaine du droit évoluent avec les modèles économiques et l’essor toujours plus rapide des nouvelles technologies.

Le besoin d’interaction et de productivité du département juridique est de plus en plus prégnant, et peut lui permettre, à terme, de justifier une augmentation de leur budget au vue de leur charge de travail.

La nécessité d’ouvrir ces portails vers l'externe, disponibles sur site mais également dans le nuage, induira des problématiques de cyber sécurité. Chez Legal Suite, nous proposons dès à présent la possibilité de s’identifier en SSO. Il est en effet primordial pour nos équipes de développer des outils de plus en plus fiables. C’est un des défis majeurs qu’il faudra relever dans les années à venir.

Article paru sur le Blogue du CRL (Comité de Recherche et Législation du Jeune Barreau de Montréal), également consultable ici.

En savoir plus sur le Portail Collaboratif Open Law®